Saat ini hampir seluruh aktivitas bisnis bisa dilakukan dengan sekali klik membuka aplikasi-aplikasi yang dapat mempermudah pekerjaan-pekerjaan banyak divisi di perusahaan. Keberadaan software memang menjadi sebuah solusi yang sangat baik adanya di era yang serba digital ini. Merupakan sebuah solusi cerdas yang dibutuhkan oleh banyak bisnis di berbagai sektor industri. Transformasi digital sudah banyak dilakukan di banyak sektor, khususnya terdorong karena dampak dari masa pandemi Covid-19.
Salah satu software yang dikembangkan dan berguna bagi divisi HR dan Personalia yaitu software aplikasi payroll atau aplikasi gaji yang memudahkan perhitungan gaji para karyawan perusahaan. Dengan aplikasi gaji, maka payroll otomatis pun dapat terwujud. Proses payroll akan memakan banyak waktu dan juga tenaga kala dilakukan masih secara manual. Belum lagi jika terjadi human error, hal tersebut bisa menghambat proses dan kerja departemen yang bertanggung jawab atas payroll.
Cara kerja payroll ini yaitu biasanya perusahaan akan melaksanakan beberapa tahapan menurut kebijakan perusahaan berkaitan dengan gaji, cuti, tunjangan, bonus, lembur, serta presensi atau tingkat kehadiran. Data kemudian dikumpulkan untuk menemukan perhitungan gaji akhir yang akan diterima oleh karyawan.
Apa itu Sistem Payroll?
Sederhananya, yang dimaksud dengan payroll adalah proses pembayaran gaji karyawan perusahaan. Proses tersebut melibatkan pengumpulan daftar karyawan yang digaji, pelacakan jam kerja karyawan, perhitungan gaji karyawan, pendistribusian gaji secara tepat waktu, dan pencatatan biaya keseluruhan payroll.
Dalam rangka melaksanakan aktivitas payroll ini, ada banyak latar belakang kerja yang terlibat karena payroll lebih dari sekedar perhitungan slip gaji. Kenyataannya aktivitas ini adalah serangkaian proses yang rumit yang membutuhkan tim berbeda untuk bekerja bersamaan dan membutuhkan koordinasi yang ketat pula.
Namun, semua kompleksitas ini bisa dikelola dengan mudah menggunakan proses yang terstandarisasi, memilih model layanan pengiriman yang tepat, dan menggunakan teknologi modern untuk mengelola operasi payroll.
Apa itu Aplikasi Payroll?
Butuh sebuah opsi di tengah-tengah antara melakukan payroll sendiri secara langsung (manual) atau dengan outsourcing? Bisa jadi software payroll adalah solusi yang tepat untuk Anda. Software aplikasi payroll adalah sebuah aplikasi yang didesain untuk mengelola, mengatur, dan mengautomasi penggajian karyawan.
Aplikasi melacak semua pembayaran dan memelihara serta menyimpan semua catatan pembayaran. Aplikasi payroll ada beragam harga dan fitur-fiturnya dan bisa digunakan oleh bisnis kecil maupun juga korporasi besar.
Aplikasi payroll bisa jadi tidak terlalu mahal dengan manfaat yang diperoleh dan juga mudah digunakan. Aplikasi payroll biasanya mengkalkulasi gaji dan pajak sekaligus, sehingga Anda tidak perlu menghitungnya secara manual. Secara efektif, aplikasi payroll akan membantu manajemen untuk memonitor waktu dan kehadiran, informasi pajak, dan struktur pembayaran.
Aplikasi ini akan terintegrasi dengan mudah sesuai prosedur perusahaan yang ada. Biasanya, aplikasi payroll dibuat oleh pihak ketiga perusahaan teknologi yang bertujuan untuk meningkatkan operasional bisnis yang menggunakan software aplikasi mereka.
Cara Kerja Aplikasi Payroll
Software aplikasi payroll terintegrasi dengan sistem inti bisnis lainnya untuk memastikan para karyawan menerima kompensasi secara akurat dan tepat waktu dalam perlakuan yang tepat (seperti deposit langsung, cek, atau kartu pembayaran) tergantung kebijakan perusahaan masing-masing. Karyawan biasanya bisa mengakses aplikasi untuk mengedit informasi personal mereka, preferensi cara pembayaran gaji, dan detail lainnya.
Untuk perusahaan, sistem payroll haruslah dapat dipercaya, mudah untuk dikonfigurasi, dan cukup fleksibel untuk dikelola dan mengautomasi pembayaran untuk semua tipe pekerja (termasuk karyawan freelance, karyawan temporer, karyawan part-time, dan sebagainya), di lokasi manapun juga.
Sistem payroll sebaiknya didesain supaya mudah dikerjakan dan sederhana, membuat staf lebih mudah untuk mengelola aturan kompleks, alur payroll, dan checklist, serta memelihara ketaatan aturan dengan hukum pajak dan regulasi finansial lainnya.
Keuntungan Menggunakan Aplikasi Payroll
Software aplikasi payroll bisa jadi berdasarkan on-premise atau menggunakan cloud. Satu manfaat kunci dari sistem payroll cloud-based adalah bahwa informasi bisa diakses dari mana saja, bisa via desktop komputer atau bahkan gawai mobile. Sangat mudah dan praktis bukan?
Sistem payroll terbaik menyediakan pengalaman yang sederhana dan konsisten lintas portal. Ketika seorang karyawan terlihat sedang di dashboard pada smartphone mereka, contohnya, hal itu akan terlihat sama pada desktop mereka juga, dengan interaksi intuitif yang mengurangi kebutuhan untuk bantuan desk call.
Automasi adalah manfaat lainnya dari sistem payroll cloud-based, yang sering menggunakan artificial intelligence (AI) yang dibangun untuk mengantisipasi kebutuhan dan mengurangi eror. Proses umum seperti onboarding karyawan baru bisa terautomasi sehingga setiap karyawan baru bisa onboarding dengan baik dan benar, mengikuti checklist dan proses yang sama dan memastikan bahwa tidak ada hal yang terlewatkan.
Kebutuhan dan persyaratan payroll secara konstan berubah-ubah, sehingga dapat membantu untuk mempunyai solusi cloud-based yang secara terus menerus ter-update untuk memenuhi aturan lokal, regional, dan federal; pajak; dan juga regulasi. Ketika ada legislasi baru, staf Anda tidak harus menginput perubahan secara manual, sistem akan secara otomatis memasukkan perubahan tersebut untuk memastikan kesesuaian dengan aturan.
Sistem payroll cloud-based biasanya dibarengi dengan opsi pre-konfigurasi, namun mereka juga membuatnya mudah untuk dikonfigurasi dan dikustomisasi alur kerjanya dan juga checklist-nya seiring dengan bisnis juga mengalami perubahan tertentu. Solusi on-premise bisa dengan cepat menjadi tidak terkelola dan membingungkan dengan adanya eror karena peran baru, struktur pembayaran, dan kompleksitas lainnya ditambahkan.
Sedangkan sistem cloud-based menskalasi dengan mudah, mempertahankan kesederhanaan seberapapun deadline, approval, dan task owner terlibat dalam proses pelaksanaan payroll.
