Apa, sih, sebenarnya yang dimaksud dengan employee life cycle? Kalau Anda ingin tahu lebih lanjut mengenai pembahasan tentang employee life cycle, simak artikel ini sampai habis, ya.
Ternyata strategi employee life cycle cukup memberikan dampak yang signifikan, lho, bagi perusahaan. Mendesain dan mewujudnyatakan pengalaman karyawan yang mengarah ke keberlangsungan, kesuksesan, dan ikatan karyawan seharusnya menjadi sebuah pola pikir permanen yang dimiliki perusahaan. Daripada mencari engagement karyawan yang ibarat hanya bagus di satu proyek saja, nyatanya model employee life cycle membingkai engagement sebagai pengalaman yang terancang dan tertanam ke setiap karyawan selama bekerja di perusahaan.
Apa itu Employee Life Cycle?
Life cycle sendiri dapat diterjemahkan dan mempunyai arti siklus hidup, sehingga sederhananya employee life cycle dapat diartikan sebagai siklus hidup karyawan di sebuah perusahaan. Employee life cycle adalah sebuah kerangka yang dapat digunakan oleh HR untuk melihat setiap langkah progres karyawan yang dilaluinya selama mereka bekerja di sebuah perusahaan. Biasanya terdapat 6 tahap yang melingkupi ketertarikan awal hingga akhirnya karyawan berhenti. Model employee life cycle adalah sebuah tool yang sempurna untuk memperkokoh pemahaman HR terhadap bagaimana para karyawan mempunyai keterikatan dengan perusahaan selama berkarir di perusahaan tersebut.
HR dapat menggunakan employee life cycle untuk memastikan anggota tim terikat secara konsisten dan mempunyai kinerja optimal. Dengan menilik pengalaman karyawan secara utuh, dengan lensa yang terhubung, mereka dapat memastikan dengan lebih baik di mana usaha mereka akan memberi dampak paling maksimal, apakah pada perombakan menyeluruh proses onboarding perusahaan atau pembentukan kembali budaya dan branding perusahaan untuk menarik talenta terbaik.
Mengapa Setiap Perusahaan Harus Mempertimbangkan Employee Life Cycle?
Model employee life cycle adalah sebuah strategi atau metode untuk memvisualisasi bagaimana seorang karyawan terikat dengan perusahaan tempat mereka bekerja. Model employee life cycle digunakan untuk melingkupi setiap tahap pengalaman karyawan selama di perusahaan, memformat lintasan ke sebuah kerangka kerja yang menyediakan sebuah strategi engagement yang berbeda untuk setiap tahap karyawan masuk ke perusahaan. Contohnya, jika perusahaan mempunyai sebuah strategi rekrutmen yang sempurna dan mempunyai daya tarik, namun tingkat perputaran karyawannya tinggi, mereka dapat fokus pada employee life cycle tahap retensi karyawan dalam rangka untuk mengembangkan solusi yang cocok untuk isu tersebut.
Merancang strategi employee life cycle mengakar pada ide bahwa pengalaman karyawan sama berharganya seperti halnya pengalaman konsumen. Jika perusahaan ingin punya kemampuan untuk memanfaatkan kinerja karyawan dengan optimal, perlu untuk mengubah data engagement menjadi strategi yang berarti pada semua level manajerial. Hal tersebut akan membantu karyawan mengenali kontribusi mereka ke perusahaan dan mengendalikan engagement dan kesuksesan tentunya.
Fakta Mengenai Employee Life Cycle
Faktor yang mempengaruhi engagement karyawan bisa dibilang unik untuk setiap anggota tim dan mereka bisa berubah-ubah setiap waktu, sehingga Anda memerlukan sebuah strategi yaitu employee survey untuk setiap tahapan dari perjalanan para karyawan. Dengan employee life cycle survey, Anda dapat mencapai engagement karyawan yang tinggi. Life cycle survey dapat membantu mendapatkan insight tentang bagaimana perasaan karyawan mengenai perusahaan pada momen-momen utama dari pengalaman mereka; apakah mereka baru saja dipekerjakan, mendapat promosi, atau memutuskan untuk resign.
Dengan sebuah solusi yang menyimpan semua respon yang anonim dan bersifat rahasia ini, anggota tim Anda akan membagikan secara jujur bagaimana perasaan mereka mengenai perusahaan. HR dan manajer dapat menggunakan data yang diperoleh untuk menaikkan engagement karyawan dan mengukir citra brand untuk menarik talenta yang dibutuhkan perusahaan.
Keuntungan Employee Life Cycle?
Dengan memetakan perjalanan karyawan sama seperti memetakan pengalaman konsumen, perusahaan akan melihat dua keuntungan utama yaitu retensi karyawan yang lebih baik dan perbaikan reputasi perusahaan. Kemampuan untuk mengalokasikan sumber daya dan usaha secara efektif untuk mengurangi masalah turnover dapat meminimalisir waktu dan uang yang terbuang akibat turnover. Dengan begitu, reputasi yang lebih baik dapat meningkatkan kesempatan untuk hiring lebih banyak karyawan, artinya kinerja yang menjanjikan dan terkendali dapat terwujud.
6 Tahap Employee Life Cycle
Untuk lebih memahami setiap tahapan dalam employee life cycle yang dapat mengendalikan engagement karyawan, mari kita bahas satu persatu setiap tahapannya secara lebih dalam.
1. Attraction (Tahap Penarikan)
Tahap pertama dari employee life cycle yaitu tahap menarik karyawan ke perusahaan. Terlepas dari seberapa inovatif dan kuat produk dan jasa yang dihasilkan oleh perusahaan Anda, tanpa daya tarik dan retensi dari talenta yang bagus, perusahaan Anda akan menemui kegagalan. Hal ini membuat tahap pertama penarikan sebagai aspek paling krusial terhadap strategi pertumbuhan perusahaan.
Dalam rangka membangun brand perusahaan yang baik dan sukses pada tahap menarik calon karyawan, ada beberapa tips yang bisa Anda ikuti:
- Meningkatkan brand awareness seperti memberdayakan manajer untuk menghadiri seminar dan konferensi secara rutin, mencari kesempatan, dan menjadi kontributor atau sponsor rutin majalah, website, dan blog terkait yang populer.
- Memperlihatkan citra perusahaan yang mempunyai budaya yang sangat baik dan mengesankan sehingga besar kemungkinan bahwa karyawan yang sudah bekerja di perusahaan untuk menyebarkan berita kepada orang lain tentang betapa menyenangkannya bekerja di perusahaan tersebut.
- Menawarkan keuntungan dan kompensasi yang menarik akan terlihat menggiurkan bagi talenta top pada industri usaha Anda. Ini tidak berarti gaji harus melambung tinggi, tapi jangan menawarkan rate yang terendah dari upah minimum. Bisa juga dimulai dari hal-hal kecil seperti agenda makan siang tim, hari libur atau traktiran ulang tahun, dll.
2. Recruitment (Tahap Rekrutmen)
Tahap kedua employee life cycle yaitu tahap rekrutmen karyawan, sebuah periode di mana perusahaan mencari dan merekrut talenta terbaik untuk bergabung dengan perusahaan. Rekrutmen dapat terjadi sebagai hasil dari posisi yang ada menjadi lowong, atau sebuah posisi baru yang dibuat. Tipe terbaik rencana perekrutan menawarkan pengalaman kandidat yang optimal, mendukung hiring yang kolaboratif yang berpusat pada kriteria dan proses yang jelas, dan menyediakan data yang bagus yang bisa digunakan untuk memperbaiki hasil hiring dari waktu ke waktu.
Dalam rangka untuk mensukseskan perekrutan talenta terbaik untuk perusahaan, ada beberapa tips kunci yang dapat dipergunakan untuk tahap perekrutan karyawan perusahaan Anda:
- Tanyakan referral dari tim yang sudah ada.
- Cobalah platform rekrutmen yang beragam.
- Beri kriteria spesifik tentang aspek apa yang perusahaan butuhkan yang harus dimiliki calon kandidat.
- Libatkan karyawan yang sudah ada dalam proses rekrutmen.
3. Onboarding (Tahap Karyawan Masuk Perusahaan)
Tahap selanjutnya adalah tahap onboarding yaitu tahap karyawan baru yang mulai masuk dan bekerja di perusahaan. Setelah talenta top sudah direkrut, tahap onboarding merupakan periode kritikal untuk para karyawan baru beradaptasi pada lingkungan perusahaan dan aspek performa pada pekerjaan baru mereka secepat dan selancar mungkin. Selama tahap onboarding, karyawan baru akan menemui aspek yang lebih mendalam dari posisi mereka, mengidentifikasi perilaku, pengetahuan, skill, dan sikap yang dibutuhkan untuk bekerja dengan efektif di perusahaan.
Membuat karyawan baru merasa disambut di dalam tim adalah hal penting untuk menarik kontribusi dan keterikatan jangka panjang mereka ke perusahaan. Ada beberapa strategi yang bisa digunakan untuk memastikan proses onboarding dari employee life cycle perusahaan berjalan dengan lancar:
- Perusahaan harus punya deskripsi pekerjaan yang jelas, tidak perlu berlembar-lembar, namun satu halaman outline dari daftar tanggung jawab paling penting dari posisi mereka akan sangat berguna, tentunya berkaitan dengan pengalaman dan skill mereka.
- Mendiskusikan visi dan nilai perusahaan dengan para karyawan baru tersebut, hal ini cukup menjadi komponen yang vital pada proses onboarding.
- Merangkum ekspektasi perusahaan secara jelas bersamaan dengan menjelaskan mengapa mereka penting untuk kesuksesan perusahaan.
- Melakukan follow-up secara rutin seperti menjadwalkan pertemuan face-to-face dengan setiap karyawan baru setelah beberapa minggu, mengecek bagaimana mereka melakukan pengelolaan, tantangan apa yang mungkin mereka temukan dengan tim, dan sebagainya.
4. Development (Tahap Pengembangan)
Selanjutnya adalah tahap pengembangan karyawan. Selama periode tahap ini, perusahaan mulai mendorong pengembangan karyawan secara profesional diantara tim dengan konsisten yang bekerja sebagai katalis pada pengembangan skill mereka, dan juga membantu mereka untuk punya pandangan tentang jenjang karir di perusahaan.
Beberapa tips untuk meningkatkan tahap pengembangan karyawan secara profesional dalam model employee life cycle sebagai berikut:
- Memberikan motivasi untuk external learning.
- Mengevaluasi pengetahuan dan skill bersamaan.
- Mendorong anggota tim untuk bertanggung jawab terhadap pengembangan diri mereka sendiri.
- Memberikan reward kepada karyawan yang belajar secara mandiri yang juga memberikan pengaruh terhadap kinerja mereka ke perusahaan.
5. Retention (Tahap Retensi)
Tahap kelima pada model employee life cycle yaitu tahap retensi karyawan. Pada tahap ini, perusahaan berfokus pada aspek mempertahankan karyawan-karyawan terbaik perusahaan, dan memastikan mereka senang dan cukup tertantang dengan peran mereka di dalam tim. Jika budaya perusahaan ternyata buruk, tidak bisa dihindari hal tersebut akan mengarah ke employee turnover rate yang tinggi, artinya perusahaan akan menghadapi biaya penggantian karyawan yang terus ada. Memperbaiki tahap retensi adalah cara yang baik untuk melawan risiko ini dan menaikkan usia kerja dan kepuasan di antara pola karir tim.
Beberapa tips berikut dapat membantu untuk memastikan perusahaan bisa mempertahankan ‘key people’ perusahaan dan memperbaiki tahap retensi karyawan pada model employee life cycle perusahaan:
- Hire orang-orang yang tepat.
- Membangun dan memupuk hubungan yang baik dengan para anggota tim.
- Mengkomunikasikan misi perusahaan dan aspirasi tim secara terbuka.
- Mengumpulkan feedback karyawan dan mengukur semangat juang tim berulang kali.
- Memahami apa yang memberikan motivasi karyawan Anda.
6. Separation (Tahap Berhenti dari Perusahaan)
Tahap terakhir atau yang ke-6 dari model employee life cycle adalah tahap karyawan berhenti bekerja di perusahaan. Untuk kebanyakan karyawan, ada titik di mana siklus hidup mereka di perusahaan mencapai sebuah kesimpulan yaitu mereka berhenti bekerja di perusahaan; bisa jadi karena pensiun, mendapat pekerjaan baru, atau karena alasan pribadi. Proses separation sama pentingnya seperti proses onboarding sehingga strategi pendekatan pada tahap ini menjadi kritikal.
Ketika anggota tim pergi, hal tersebut tentu akan mempengaruhi anggota tim lainnya. Merupakan tanggung jawab manajer dan HR perusahaan untuk memastikan bahwa karyawan yang berhenti, melakukannya dengan cara yang tidak menimbulkan disrupsi yang besar. Jika ada karyawan krusial yang tiba-tiba berhenti, ada beberapa tips untuk meminimalisir efek disrupsinya seperti berikut:
- Mengerti alasan dibalik pengunduran diri sehingga benar-benar memahami alasan yang sejujurnya untuk menghindari hal-hal yang memicu pengunduran diri karyawan di masa mendatang.
- Tetap berfikir positif, meskipun yang resign adalah salah satu karyawan terbaik karena nanti pasti bisa menemukan karyawan potensial lainnya.
- Menanyakan feedback jujur dengan mengadakan exit interview.
- Mengingatkan tim untuk terus berjalan maju karena seringkali jika tim kehilangan anggota terlebih adalah karyawan potensial, tim menjadi terpengaruh atas kehilangan anggotanya.
Contoh Hasil Penggunaan Employee Life Cycle
Strategi employee life cycle bisa direalisasikan salah satunya dengan pengumpulan feedback dari karyawan pada setiap tahap dalam siklus hidup seorang karyawan selama bekerja di sebuah perusahaan. Feedback dari model employee life cycle bisa digunakan untuk mengoptimasi KPI HR.
Mengumpulkan feedback dari karyawan pada setiap tahap siklus hidup karyawan dan menganalisa set data secara keseluruhan dapat memperbaiki KPI pada setiap tahapnya. Hal ini memungkinkan perusahaan untuk memetakan pengalaman karyawan mulai dari interview masuk hingga keluar perusahaan dan mengidentifikasi hubungan antara beragam aktivitas berbeda pada setiap tahapnya.
Berikut beberapa jenis mekanisme feedback yang umum digunakan pada setiap tahapan employee life cycle:
1. Attraction (Tahap Penarikan)
Pada tahap ini, perusahaan bisa mengadakan survei guna mencari tahu kenapa mereka tertarik untuk melamar di perusahaan tersebut. Hasil pada survei ini dapat terus meningkatkan hal-hal positif yang sudah ada dan membuat para jobseeker tertarik untuk melamar pekerjaan di perusahaan tersebut.
2. Recruitment (Tahap Rekrutmen)
Perusahaan bisa membuat survei seperti survei pre-hire dan survei reaksi kandidat pada tahap rekrutmen ini. Survei ini bisa berisi detail proses rekrutmen untuk mendapatkan feedback dari para kandidat sehingga hal-hal yang menjadi kendala pada proses rekrutmen bisa menjadi pembelajaran agar tidak terjadi lagi di proses rekrutmen yang selanjutnya.
3. Onboarding (Tahap Karyawan Masuk Perusahaan)
Survei yang bisa digunakan pada tahap onboarding yaitu training survey, survei engagement karyawan baru, dan onboarding feedback. Hasil dari feedback survei tahap onboarding bisa digunakan untuk memperlancar proses kerja kedepannya selama bekerja di perusahaan tersebut.
4. Development (Tahap Pengembangan)
Pada tahap pengembangan, perusahaan bisa menggunakan 360 development feedback dan juga always-on feeback yang bisa dilakukan secara berkala untuk terus memonitor performa karyawan sehingga hasilnya bisa digunakan untuk terus mengupayakan dan mencari pelatihan atau aktivitas yang dibutuhkan oleh karyawan dan yang mendukung proses pengembangan karyawan.
5. Retention (Tahap Retensi)
Pada tahap ini, bisa dilakukan survei sensus engagement karyawan dan always-on feedback yang rutin dilakukan sehingga performa dan kinerja karyawan dapat dimonitor dengan baik. Survei pada tahap ini juga bisa memungkinkan perusahaan untuk mengapresiasi karyawan yang memang berdedikasi dan memberikan performa terbaiknya bagi perusahaan, bisa berupa kenaikan gaji, reward, dan sebagainya.
6. Separation (Tahap Berhenti dari Perusahaan)
Sebaiknya ketika seorang karyawan memutuskan untuk berhenti dari perusahaan, diadakan exit interview. Feedback dari karyawan pada saat exit interview akan sangat berguna bagi perusahaan untuk membuat strategi mitigasi masalah karyawan jika ada, perbaikan di aspek-aspek yang menurut karyawan kurang baik, dan masukan dari karyawan yang bisa dipertimbangkan untuk kebaikan perusahaan di masa mendatang.
Kesimpulan
Model employee life cycle adalah salah satu strategi terbaik untuk memvisualisasi dan merencanakan interaksi karyawan dengan perusahaan di setiap tahapnya, menyediakan insight yang bermanfaat untuk membuat proses pada setiap tahapnya berjalan sukses. Dengan berfokus pada melakukan yang terbaik di setiap tahapnya, perusahaan lebih punya kesempatan untuk menarik dan mempertahankan tim yang hebat.
Keuntungan dari model employee life cycle yaitu perusahaan dapat mencegah tahap siklus hidup karyawan yang sekiranya akan berjalan kurang lancar. Ada beberapa solusi yang ditawarkan oleh model employee life cycle untuk membantu HR dan manajer dalam meningkatkan dan memperbaiki pengalaman karyawan.
Semua diawali dengan mendengarkan karyawan dan mengambil aksi dari feedback mereka. Untuk memperlancar proses dalam setiap tahapan employee life cycle, perusahaan bisa memanfaatkan teknologi dengan menggunakan software aplikasi chat karyawan dan kolaborasi kerja seperti Worxspace. HR dan manajer bisa menggunakan Worxspace dalam pelaksanaan dan memonitor employee life cycle.
