Dalam operasional perusahaan, komunikasi memegang peran yang sangat penting. Dengan mempunyai komunikasi yang baik antara semua pihak, maka hal tersebut mendukung bisnis berjalan dengan lancar.
Jika komunikasi tidak berjalan dengan baik, bisa saja terjadi miskomunikasi yang tentu akan berdampak tidak baik untuk bisnis. Dampak tersebut dapat menimbulkan masalah yang bisa menjadi semakin buruk jika tidak segera dicari solusinya.
Salah satu cara supaya komunikasi antar karyawan dapat berjalan dengan baik yaitu dengan menjalankan sistem kolaborasi karyawan. Kolaborasi antar karyawan memegang peran penting supaya tidak terjadi miskomunikasi atau paling tidak meminimalisir hal itu terjadi. Kolaborasi antar karyawan bisa diwujudkan dengan sebuah tool yang mendukung tentunya.
Saat ini sudah banyak dikembangkan software aplikasi kolaborasi karyawan seiring dengan perkembangan teknologi dan transformasi digital yang menjadi tren saat ini. Software aplikasi kolaborasi karyawan ada beragam, sehingga perlu menyeleksi aplikasi mana yang paling sesuai dengan kebutuhan bisnis Anda sehingga pemakaiannya bisa tepat guna, efektif, dan efisien.
Baca artikel ini sampai habis, ya, untuk tahu aplikasi kolaborasi karyawan yang direkomendasikan untuk menjadi solusi cerdas kebutuhan bisnis Anda.
Pentingnya Kolaborasi Antar Karyawan
Komunikasi, globalisasi, dan meningkatnya spesialisasi pekerjaan yang mensyaratkan pengetahuan menjadikan kolaborasi di dalam dan di antara perusahaan sangat penting. Namun, beberapa perusahaan masih belum memahami atau tahu bagaimana cara mengelola jaringan antar perusahaan di mana biasanya kolaborasi terjadi.
Beberapa perusahaan terkemuka mulai memetakan jaringan hubungan mereka, untuk menganalisa biaya ekonomi dan keuntungan bahwa interaksi adalah kunci untuk menciptakan dan mengidentifikasi intervensi pembentukan value. Intervensi yang sukses membantu perusahaan untuk mengurangi kompleksitas, mendefinisikan kembali peran-perannya, dan mengalokasikan finansial, fisik, dan human resource secara lebih efisien.
Meskipun kolaborasi menjadi kunci dari proses bisnis modern, banyak perusahaan masih belum tercerahkan mengenai bagaimana cara mengelolanya. Tool yang membantu proses-proses seperti pembiayaan aktivitas, memperbarui teknis proses bisnis, dan pengelolaan kualitas menjadi efektif dalam mengukur dan meningkatkan efisiensi orang-orang dan perusahaan dalam menyelesaikan tugas-tugas individual.
Seiring berjalannya waktu, banyak perusahaan mulai merespon keberadaan software kolaborasi. Hal tersebut didasari pada kesadaran mereka bahwa kolaborasi karyawan dinilai mempunyai peran penting untuk kelancaran operasional bisnis. Beberapa manfaat yang bisa didapatkan ketika mengimplementasikan sistem kolaborasi karyawan yaitu:
- Meningkatkan cross-selling
- Memperbaiki pola karir
- Meningkatkan produktivitas
- Memvalidasi keefektifan jaringan untuk saling berbagi ide
- Memperbaiki alokasi sumberdaya
- Memperbaiki kemampuan untuk menilai dan mengelola karyawan
- Mengeliminasi hal-hal yang tidak efisien
Kolaborasi merupakan fitur yang semakin vital untuk kelangsungan hidup bisnis. Namun, ketika perusahaan hanya mempromosikan kolaborasi tanpa berusaha mengelolanya dengan baik, mereka hanya menciptakan hambatan dan mengurangi keefektifan kerja mereka. Sebuah perspektif jaringan memberikan para pimpinan informasi yang mereka butuhkan untuk mendorong kolaborasi kerja pada titik di mana kolaborasi tersebut memberikan dampak baik secara ekonomi ke perusahaan.
Hambatan yang Kerap Terjadi saat Berkolaborasi
Kolaborasi adalah sebuah kata yang sudah digunakan oleh banyak pihak selama beberapa tahun terakhir ini, khususnya dengan pertumbuhan tool bisnis jaringan sosial yang digunakan untuk mewujudkan kolaborasi itu sendiri.
Fakta sederhana yang bisa kita ketahui yaitu bahwa kolaborasi sudah terjadi selama ini di antara para karyawan. Namun, seringkali kolaborasi hanya benar-benar efektif pada taraf lokal saja. Untuk dapat mengoptimalkan performanya lintas keseluruhan bisnis, ada hambatan-hambatan yang harus dihadapi. Berikut lima hambatan utama yang biasa terjadi dan bagaimana cara mengatasinya.
1. Miscommunication & Misunderstanding
Dalam kolaborasi kerja, tidak dapat dipungkiri bahwa kemungkinan akan terjadi miskomunikasi dan salah paham itu ada. Ketika Anda bekerja bersama dengan orang lain atau rekan kerja Anda, tentu Anda mempunyai pola pikir dan gaya berkomunikasi yang berbeda dengan orang lain. Sehingga wajar jika terjadi miskomunikasi dan juga salah paham.
Namun, tentu saja hal tersebut bisa dihindari yaitu dengan menjalin komunikasi yang baik dan kemauan untuk saling mengerti dan memahami satu sama lain. Selain itu kolaborasi kerja juga membuka ruang untuk saling berdiskusi sehingga hal-hal semacam miskomunikasi dan salah paham bisa dieliminasi.
Selain itu, jika sudah terlanjur ada miskomunikasi dan salah paham yang terjadi, sebaiknya segera di cari titik temu masalah dan solusinya sehingga dampaknya tidak melebar ke mana-mana sehingga tidak menimbulkan masalah lebih lanjut dan dapat segera teratasi dengan baik.
2. Perbedaan Latar Belakang Budaya (Diversity)
Perbedaan latar belakang budaya membawa beraneka ragam perspektif dan pola pikir ke dalam sebuah tim. Jika sebuah tim kurang beragam, maka menjadikannya one-dimensional. Ketika tim kolaboratif Anda mempunyai pandangan dan pola pikir yang serupa, justru menimbulkan diskoneksi antara kebutuhan proyek dan keanekaragaman tim Anda, membuat proyek akhir menjadi gagal untuk mengidentifikasi keberagaman individu di dalam tim.
Ketika mempertimbangkan cara untuk membangun tim Anda, perhatikan rekan kerja yang mempunyai beragam tingkatan keahlian dan jangkauan luas keanekaragaman untuk menyatukan bermacam-macam perspektif, kemampuan, dan pola pikir.
Dengan menyatukan keanekaragaman di dalam tim, Anda akan menciptakan sebuah proyek yang menarik orang berbeda-beda dan mencapai rate kesuksesan yang lebih tinggi karena proyek tersebut dibuat dengan mempertimbangkan deretan luas personalitas dan perspektif.
3. Kurang atau Bahkan Terlalu Percaya Diri
Kurang percaya diri itu tidak baik, namun terlalu percaya diri itu juga kurang baik. Segala sesuatu yang kurang atau berlebihan itu tidak baik. Jika dalam bekerja sama antar karyawan salah satunya merasa kurang percaya diri, maka akan menjadikannya pasif dan bisa menimbulkan pemikiran bahwa yang satu mengungguli yang lain atau yang satu lebih banyak bekerja daripada yang lainnya.
Kemudian jika seorang karyawan terlalu percaya diri, bisa menjadikannya tidak mengimbangi rekan kerja lainnya, sehingga bisa berdampak membuat rekan kerja lainnya minder atau karyawan tersebut terkesan sombong.
Dalam kolaborasi tim, sebaiknya setiap individu mempunyai energi yang sama; sama-sama percaya diri dengan taraf yang cukup dan seimbang, tidak kurang dan tidak berlebih. Dengan begitu, maka yang satu dapat bersinergi dengan yang lainnya, menjadikan kolaborasi kerja menjadi lebih seimbang dan optimal.
4. Waktu
Jika para karyawan mengira bahwa untuk menemukan orang yang tepat untuk berkolaborasi menyita terlalu banyak waktu, mereka hanya perlu mengkreasikan kembali setir mereka sendiri atau mengolah produk atau jasa yang sudah biasa mereka olah. Kolaborasi lintas perusahaan atau antar karyawan internal tidak akan beranjak kemana-mana jika tidak diusahakan.
Anda harus membuat karyawan Anda secepat dan semudah mungkin menemukan orang yang tepat untuk bekerja bersama. Selain itu Anda juga perlu secara spesifik membangun proyek atau layanan lebih dini untuk ‘inovasi.’ Jika tidak begitu, jangan kaget ketika karyawan Anda mengerjakan tugasnya sama seperti yang mereka lakukan sebelumnya, artinya mereka tidak maju dan berkembang.
5. Channel Komunikasi yang Kurang Tepat atau Tidak Mendukung
Dalam kolaborasi kerja tim, tentu dibutuhkan suatu wadah guna mendukung kelancaran kolaborasi kerja tim tersebut. Terkadang, perusahaan menginginkan adanya kolaborasi kerja antar karyawan namun tidak memiliki atau menyediakan wadah yang tepat, sehingga kolaborasi kerja pun kurang berjalan dengan baik.
Untuk mengurangi hambatan dalam pelaksanaan kolaborasi kerja, perusahaan bisa menyediakan channel komunikasi yang tepat dan sesuai kebutuhan operasional perusahaan, sehingga kolaborasi kerja tim menjadi lebih lancar dan tepat guna. Dengan channel komunikasi yang tepat, perusahaan bisa memfasilitasi para karyawan untuk membangun komunikasi yang baik satu dengan yang lainnya dan kebutuhan karyawan untuk mewujudkan kolaborasi kerja terpenuhi.
Worxspace: Satu Aplikasi Mewadahi Kolaborasi Karyawan
Sudah banyak dikembangkan tool yang dapat mewadahi kolaborasi karyawan di era transformasi digital ini. Salah satu software aplikasi yang direkomendasikan sebagai solusi kolaborasi karyawan perusahaan Anda adalah Worxspace.
Aplikasi Worxspace adalah satu aplikasi yang berfungsi sebagai media informasi, komunikasi, kolaborasi dan bahkan hingga personalia perusahaan untuk menunjang produktivitas karyawan dalam perusahaan. Worxspace dirancang khusus sebagai platform chat untuk kolaborasi internal yang menyediakan fitur-fitur seperti personal chat, group chat, chat bot, sticker, dan broadcast message.
Selain itu pengelolaan penugasan juga jadi lebih sederhana tapi mudah dan powerful, dibekali dengan fitur tagging karyawan, notifikasi, dan komen untuk memastikan semua tim bekerjasama dengan baik.
Ada juga fitur notes, calendar, dan masih banyak lainnya; yang mendukung kolaborasi kerja antar karyawan atau antar tim perusahaan Anda. Tunggu apalagi, yuk segera daftar sekarang untuk menggunakan Worxspace.
