Sebelum membahas lebih jauh mengenai aplikasi personalia perusahaan, mari kita tilik lagi apa sebenernya peran dan tugas Personalia di sebuah perusahaan.
Terkadang kita mengira Personalia dan HR mempunyai peran yang sama. Namun, ada perbedaan pada kedua role pekerjaan tersebut. Personalia berperan untuk mendukung fungsi dan keberadaan HR dalam suatu perusahaan. Tugas-tugas Personalia lebih kepada kegiatan administratif dan pencatatan yang erat kaitannya dengan siklus hidup staf perusahaan; mulai dari pengelolaan dan penanganan perekrutan karyawan, penggajian karyawan, pelatihan, pengembangan, penyimpanan database karyawan, dan sebagainya.
Untuk mendukung peran Personalia tentu dibutuhkan suatu alat seperti aplikasi personalia perusahaan. Dalam artikel ini, Anda bisa juga menemukan rekomendasi aplikasi personalia perusahaan. Mari kita bahas lebih lanjut!
Apa itu Aplikasi Personalia Perusahaan?
Aplikasi personalia perusahaan adalah sebuah software dari suatu sistem aplikasi yang mempunyai fungsi dan menyediakan fitur-fitur untuk membantu kinerja Personalia suatu perusahaan. Hal ini tentu dapat membantu peran Personalia demi kelancaran pengembangan SDM yang selaras dengan keberhasilan sebuah perusahaan untuk mencapai tujuannya.
Di era digital yang sudah berkembang pesat ini, tentu banyak bermunculan aplikasi personalia perusahaan yang dapat digunakan untuk menjalankan bisnis sebuah perusahaan. Tentunya pemilihan aplikasi personalia perusahaan juga disesuaikan dengan kebutuhan dan tujuan perusahaan itu sendiri.
Apa Saja Pekerjaan HR Personalia?
Dalam sebuah perusahaan, HR Personalia mempunyai peran penting demi tercapainya kesejahteraan SDM dan juga tercapainya tujuan perusahaan. Mari kita bahas tugas dan peran HR Personalia sebuah perusahaan.
HR Personalia punya kaitan erat dengan lingkup kehidupan karyawan perusahaan sehingga HR Personalia berperan penting dalam pengelolaan data base karyawan seperti data identitas karyawan yang mencakup nama, alamat, dan data pribadi lainnya. Kemudian, HR Personalia juga berperan untuk mengurusi administrasi berbagai macam dokumen yang berkaitan dengan SDM berdasarkan panduan dan sistem manajemen yang diadopsi oleh perusahaan.
Urusan administrasi lainnya seperti mengurusi presensi dan kedisiplinan karyawan juga menjadi tanggung jawab HR Personalia perusahaan. Semisal ada karyawan yang lalai terhadap jam kerja perusahaan seperti terlambat masuk kerja (untuk perusahaan dengan sistem WFO) ataupun kurang lancarnya koordinasi dan komunikasi dengan karyawan (untuk perusahaan dengan sistem kerja remote); HR Personalia mempunyai wewenang untuk memanggil karyawan tersebut dan menyelesaikan permasalahan ketidakdisiplinan tersebut.
HR Personalia juga bertanggung jawab untuk hal administrasi lainnya seperti pencatatan cuti tahunan karyawan. Umumnya sebuah perusahaan memberikan cuti total 12 hari dalam satu tahun. Namun kembali ke kebijakan masing-masing perusahaan. Jika seorang karyawan membutuhkan tambahan cuti karena keperluan tertentu, karyawan tersebut dapat mengajukan cuti tambahan ke bagian HR Personalia.
Untuk beberapa perusahaan, yang tidak kalah penting, yang biasanya menjadi tugas favorit bagi karyawan dari seorang HR Personalia yaitu urusan payroll atau pembayaran gaji pokok bulanan saat payday dan tunjangan-tunjangan serta bonus lainnya. Namun, ada juga perusahaan yang menyerahkan urusan payroll ke bagian finance dan admin.
Tugas HR Personalia lainnya ada juga seperti pengelolaan rekrutmen karyawan baru, membuat program-program pengembangan karyawan, pelatihan, perencanaan anggaran yang berkaitan dengan karyawan, memastikan keselamatan kerja dan juga kesejahteraan karyawan.
Masalah HRD di Perusahaan
Seiring dengan kaitan erat HRD dan karyawan, tidak jarang terjadi permasalahan antara karyawan itu sendiri dengan HRD ataupun jenis permasalahan lainnya. Keberadaan HRD dalam sebuah perusahaan memang memiliki peranan yang kompleks. Beban dan tanggung jawab seorang HRD secara tidak langsung juga mempengaruhi siklus kerja perusahaan dan ikut andil terlibat dalam berhasil atau tidaknya suatu bisnis di sebuah perusahaan.
Masalah yang sering dihadapi oleh seorang HRD cukup beragam seperti masalah komunikasi dengan karyawan atau bisa juga dengan atasan, sistem penggajian, konflik dengan rekan kerja, dan lain sebagainya.
Kadang beban kerja HRD dianggap remeh, namun pada kenyataannya mengampu tugas sebagai seorang HRD cukup berat dan kompleks. Jika terjadi kesalahan dalam menjalankan tugasnya, akibat yang terjadi bisa sangat berdampak pada kinerja perusahaan. Khususnya dalam pengelolaan karyawan, HRD dituntut untuk bisa mengidentifikasi, memahami, dan menganalisa setiap permasalahan yang terjadi pada karyawan dan bisa mengatasinya dengan cepat. Yang paling sering terjadi adalah masalah komunikasi karena tentunya melibatkan banyak pihak sehingga kadang terjadi miskomunikasi atau salah paham. Seorang HRD dituntut untuk dapat menyelesaikan kesalah pahaman sekecil apapun dengan cepat.
Selain masalah pengelolaan karyawan, masalah lainnya yang sering terjadi yaitu masalah produktivitas di mana HRD harus bisa menganalisa level produktivitas karyawan, tingkat kedisiplinan karyawan, payroll, cuti karyawan, dan lain-lain.
Dari semua permasalahan yang dihadapi oleh HRD, ketepatan analisa masalah dan penyelesaian masalah menjadi kunci supaya peran HRD berbuah hasil yang manis untuk keberlanjutan kinerja perusahaan. HRD harus menemukan solusi untuk segala permasalahan yang terjadi dalam tanggung jawabnya.
Membantu Efisiensi Kerja HR Personalia
Dari segala permasalahan di atas, hadirnya solusi untuk membantu efisiensi kinerja seorang HR Personalia menjadi penting. Keberadaan aplikasi personalia perusahaan sangat mendukung terciptanya kemudahan dalam pekerjaan seorang HR Personalia di suatu perusahaan.
Misalnya dalam menjaga kedisiplinan karyawan, adanya aplikasi personalia perusahaan dapat membantu HR Personalia untuk merekam presensi karyawan dan mengecek apakah seorang karyawan terlambat atau tidak, memenuhi jam kerja yang ditentukan oleh perusahaan atau tidak. Kemudian HR Personalia juga bisa menggunakan aplikasi personalia perusahaan untuk memantau tingkat produktivitas karyawan dibantu dengan software terintegrasi yang mampu mencatat penilaian kerja karyawan guna menentukan strategi untuk menjaga produktivitas dan mencari solusi jika produktivitasnya mengalami penurunan.
Selain itu, aplikasi personalia perusahaan juga sangat memudahkan proses payroll. Jika payroll dilakukan secara manual tentu akan memakan banyak waktu dan energi. Belum lagi payroll juga banyak jenisnya seperti gaji pokok, tunjangan, bonus, pajak, dan sebagainya. Aplikasi personalia yang terintegrasi dapat memudahkan dan mempercepat proses payroll, serta segala proses dapat tercatat dengan rapi; sehingga kinerja HR menjadi sangat terbantu.
Belum lagi untuk urusan cuti, jika pengajuan cuti oleh seorang karyawan dilakukan dengan cara lama tentu akan sangat merepotkan. Dengan satu aplikasi personalia, teknis pengajuan cuti jadi mudah, cepat, dan bisa dilakukan di mana saja. Menghemat waktu dan energi bukan?
Jadi bisa disimpulkan hadirnya aplikasi personalia perusahaan dapat meningkatkan kinerja seorang HR Personalia. Pekerjaan jadi lebih efektif dan efisien.
Rekomendasi Software Personalia Perusahaan
Selanjutnya, yuk kita bahas rekomendasi software personalia perusahaan.
1. Sleekr
Sleekr merupakan salah satu software aplikasi personalia perusahaan terbaik di Indonesia yang banyak digunakan oleh perusahaan-perusahaan moderen di Indonesia.
Banyak fitur-fitur yang sangat mendukung peran kinerja HR Personalia perusahaan seperti payroll, presensi karyawan, dan pengajuan cuti secara online.
Pengguna hanya perlu membuat akun Sleekr pada smartphone, baik akun khusus perusahaan yang dikelola oleh HR Personalia sebagai admin atau akun khusus karyawan.
Semua data yang terekam dalam sistem selanjutnya tersimpan dalam database berbasis cloud sehingga keamanan dan kerapian data terjamin. Dengan keberadaan Sleekr, HR Personalia dapat terbantu pekerjaannya dan bisa lebih fokus dalam urusan pengembangan karyawan perusahaan. Tentunya ini juga dapat memudahkan karyawan untuk urusan administrasi yang berkaitan dengan HR Personalia.
2. Worxspace
Worxspace bisa dikatakan sebagai smart personalia. Hanya memerlukan satu aplikasi saja untuk fungsi komunikasi dan kolaborasi kerja satu kantor. Sehingga banyak aktivitas terlaksana dengan lebih efektif dan efisien.
Aplikasi Worxspace mempunyai banyak fitur yang mendukung fungsi dan tugas HR Personalia. Fitur-fitur yang terdapat dalam Worxspace seperti broadcast message, directory perusahaan, cuti, payroll, dan berbagai urusan personalia lainnya dapat memudahkan HR Personalia dalam menjalankan tugasnya.
3. Talenta
Rekomendasi aplikasi personalia perusahaan yang kedua yaitu Talenta. Aplikasi ini bisa menjadi solusi mudah dan murah dalam pengelolaan karyawan.
Di dalam aplikasi ini terdapat fitur-fitur seperti payroll, presensi online, evaluasi kerja, database karyawan, dan bisa juga digunakan untuk proses rekrutmen yang lebih sederhana.
Dengan berbagai fitur menariknya, Talenta akan sangat mempermudah berbagai proses administrasi HR Personalia dan pengelolaan karyawan berjalan dengan lebih teratur dan terlaksana dengan baik.
4. Weefer
Berikutnya adalah Weefer. Aplikasi personalia ini hadir untuk membawa proses administrasi HR Personalia menjadi terdigitalisasi. Beberapa fitur yang terdapat dalam Weefer yaitu payroll, manajemen kinerja karyawan, manajemen aset, kontrak kerja, promosi jabatan, presensi, cuti, dan masih banyak lagi.
Weefer menawarkan aplikasi kolaborasi personalia karyawan yang tersentralisasi dalam satu aplikasi.
5. KaryaOne
Sama seperti aplikasi-aplikasi sebelumnya, KaryaOne juga menawarkan kemudahan kinerja untuk HR Personalia yang berada di satu aplikasi untuk melakukan berbagai kegiatan administrasi personalia.
Aplikasi ini berbasis cloud dan dilengkapi dengan berbagai macam fitur seperti presensi, cuti, lembur, payroll yang mampu menghitung gaji karyawan, dan juga pajak PPh 21 yang secara otomatis terkalkulasi. KaryaOne juga dapat diterintegrasikan dengan mesin presensi fingerprint, sehingga untuk perusahaan yang sudah memberlakukan WFO kembali dapat memantau tingkat kedisiplinan karyawan dengan mudah.
6. LinovHR
Rekomendasi software personalia perusahaan yang terakhir yaitu LinovHR. Software ini berbasis web dan berbayar tergantung jumlah karyawan yang bekerja di perusahaan Anda.
Software ini sangat mendukung kegiatan-kegiatan yang dilakukan di ranah HR Personalia suatu perusahaan. Pengelolaan karyawan dan kompleksitas beberapa aktivitas seperti payroll dapat teratasi dengan mudah menggunakan LinovHR.
LinovHR menyediakan beragam fitur seperti personal details, kontrak kerja, presensi, lembur, izin dan cuti, payroll, reimbursement, education & experience, dan award & punishment. Sangat lengkap bukan?
Efisiensi kerja HR pada suatu perusahaan dapat dicapai dengan mudah dengan hadirnya berbagai aplikasi personalia perusahaan. Anda tinggal menyesuaikan kebutuhan perusahaan untuk memilih aplikasi personalia perusahaan yang paling cocok untuk digunakan di perusahaan Anda. Pastikan kenyamanan, kesesuaian, dan efektivitas aplikasi saat memilih, ya.
Selamat mencoba rekomendasi aplikasi personalia perusahaan di atas.
