Anda mungkin masih asing tentang istilah manajemen personalia. Perlu diketahui, dalam sebuah perusahaan dengan manajemen personalia yang efektif, akan berdampak baik pula pada pengembangan Sumber Daya Manusia (SDM) selaras dengan tercapainya tujuan perusahaan.
Yuk ketahui lebih lanjut soal manajemen personalia dan bagaimana cara kerjanya dalam ulasan berikut.
Pengertian Manajemen Personalia
Istilah manajemen personalia mengacu pada fungsi manajemen yang menyangkut mempromosikan dan meningkatkan pengembangan efektivitas kerja dan kemajuan sumber daya manusia dalam perusahaan.
Edwin B. Flippo dalam bukunya Principles Of Personnel Management menyatakan bahwa manajemen personalia adalah proses perencanaan, pengorganisasian, pengarahan, dan pengendalian pengadaan orang.
Prosesnya tidak berhenti di situ, manajemen ini mengatur pengembangan karyawan, kompensasi, integrasi, pemeliharaan, dan pemutusan hubungan kerja. Sehingga fungsi manajemen ini akan membantu mencapai tujuan organisasi, individu, dan masyarakat.
Manajemen personalia adalah istilah yang masih digunakan di banyak instansi pemerintah dan terutama di sektor nirlaba. Tapi saat ini banyak perusahaan tak lagi menggunakan istilah manajemen personalia dan menggantinya dengan manajemen sumber daya manusia.
Apakah manajemen personalia dan manajemen sumber daya manusia berbeda dalam lingkup atau istilah yang dapat dipertukarkan sering kali bergantung pada sudut pandang organisasi itu sendiri.
Perbedaan Manajemen Personalia dengan HRD
Kebanyakan orang menganggap bahwa departemen personalia dan Departemen Sumber Daya Manusia (HRD) adalah hal yang sama.
Meskipun terkait dalam praktiknya, keduanya berbeda secara prinsip. Perbedaan paling mendasar terletak pada ruang lingkup pekerjaan nya, di mana manajemen personalia meliputi kegiatan administrasi untuk mendukung fungsi HRD.
Manajemen personalia memiliki hubungan yang erat dengan perencanaan dan seleksi karyawan. Tanggung jawab utamanya berhubungan dengan administrasi, kepatuhan, dan penyimpanan database karyawan.
Tidak hanya itu, manajemen personalia juga mencakup pelatihan dan pengembangan sumber daya manusia untuk mencapai visi dan misi perusahaan.
Sedangkan tugas HRD secara umum adalah mengurusi hal-hal yang berhubungan dengan karyawan di perusahaan. Pekerjaan sehari-hari HRD meliputi proses rekrutmen, evaluasi pekerjaan, kesejahteraan karyawan, hingga pemutusan hubungan kerja (PHK).
Dengan kata lain, HRD dalam aktivitasnya sehari-hari bertanggung jawab untuk menangani masalah dalam lingkup karyawan, manajer, dan karyawan pada level yang berbeda.
Sehingga fokus dari manajemen personalia lebih bersifat administratif, berurusan dengan penggajian, mematuhi undang- undang ketenagakerjaan, dan menangani tugas-tugas terkait.
Contoh untuk lebih jelas melihat perbedaannya, misalnya rekrutmen di bawah departemen manajemen personalia mungkin hanya mencocokkan kandidat pekerjaan dan resume mereka dengan daftar kualifikasi yang diinginkan.
Tetapi di departemen HRD, perekrutan dapat dilakukan dengan mempekerjakan spesialis yang memiliki pemahaman mendalam tentang tujuan dan persyaratan perusahaan. Dia diharap mampu merekrut karyawan yang tidak hanya memiliki keterampilan yang dibutuhkan, tetapi juga sangat cocok dengan budaya perusahaan atau organisasi.
Contoh lain dalam hal orientasi perekrutan baru, fokus departemen manajemen personalia mungkin untuk memastikan dokumen diselesaikan dan diajukan dengan benar.
Di sisi lain, HRD akan memastikan bahwa karyawan baru merasa cukup diberi pengarahan tentang tugas dan tanggung jawab mereka, berfokus pada menyiapkan karyawan untuk sukses dalam kinerjanya.
Fungsi dan Tujuan Manajemen Personalia
Fungsi utama dari manajemen personalia dibagi menjadi dua kategori:
Fungsi Operatif meliputi kegiatan yang berkaitan dengan pengadaan, pengembangan, kompensasi, evaluasi pekerjaan, kesejahteraan karyawan, pemanfaatan, pemeliharaan dan perundingan bersama.
Fungsi Manajerial meliputi perencanaan, pengorganisasian, pengarahan, motivasi, kontrol, dan koordinasi yang merupakan kegiatan manajerial dasar,
Manajemen personalia memiliki tujuan utama untuk menciptakan lingkungan kerja di mana karyawan dapat melakukan yang terbaik dari kemampuan mereka.
Nah, untuk mencapai tujuan tersebut, ada beberapa objektif yang perlu dicapai manajemen personalia, antara lain.
1. Menerapkan pengetahuan dan keterampilan karyawan dengan tepat
Manajemen personalia adalah alat yang dapat digunakan perusahaan untuk membantu menempatkan karyawan pada tempat dan waktu yang tepat. Hal ini akan mengubah perusahaan memiliki keunggulan kompetitif dan siap untuk masa depan.
2. Menciptakan keterlibatan
Perusahaan dapat menggunakan manajemen personalia untuk membantu menciptakan keterlibatan yang lebih besar dalam beberapa cara, misalnya dengan skema remunerasi yang adil, tunjangan yang baik, dan peluang untuk pelatihan dan pengembangan profesional maupun pribadi.
3. Efisiensi kerja
Proses operasional seringkali jauh dari optimal di banyak perusahaan karena menempatkan orang yang salah bekerja di divisi yang tidak tepat. Bisa juga karena terlalu membuang-buang waktu, uang, dan sumber daya yang berharga. Manajemen personalia dapat membantu memperbaiki masalah ini.
4. Mengurangi pergantian karyawan
Pergantian staf yang tinggi tentunya merugikan kelangsungan operasional perusahaan Anda. Ketika karyawan resign, perusahaan bisa kehilangan keahlian serta harus menghabiskan banyak waktu untuk merekrut dan melatih penggantinya.
Manajemen personalia yang baik membantu perusahaan memberi karyawan alat dan sumber daya untuk memaksimalkan kemampuan mereka. Di sisi lain, karyawan bisa terus tumbuh baik secara pribadi maupun profesional.
Dengan begitu, kepuasan karyawan tercapai dan dapat merasa lebih bahagia. Karyawan yang puas akan lebih produktif dan menciptakan keloyalan ke perusahaan.
Pekerjaan Manajemen Personalia
Departemen manajemen personalia organisasi biasanya bertanggung jawab untuk mengawasi persyaratan administratif karyawannya.
Manajemen personalia biasanya bertanggung jawab untuk:
1. Merekrut dan mempekerjakan
Membuat rencana kerja untuk karyawan, termasuk analisis posisi dalam pekerjaan, pekerjaan yang akan menjadi tanggung jawab karyawan, dan spesifikasinya.
Melakukan seleksi calon tenaga kerja sesuai dengan kualifikasi dan jumlah yang dibutuhkan perusahaan serta memastikan tenaga kerja yang direkrut telah berada pada posisi yang tepat sesuai spesifikasi masing-masing.
2. Menentukan upah, gaji dan administrasi
Selain menentukan sumber daya manusia yang dibutuhkan perusahaan, manajemen personalia menyusun rencana anggaran terkait tenaga kerja perusahaan.
Selanjutnya juga bertanggung jawab dalam penyimpanan dan pengelolaan database karyawan.
3. Pelatihan dan pengembangan
Mendidik dan mengembangkan sumber daya manusia, termasuk memberikan bimbingan dan pendidikan untuk membangun keterampilan karyawan.
4. Memastikan kesejahteraan karyawan di perusahaan
Selain mengurus upah dan gaji serta memberikan insentif karyawan, manajemen ini juga mengurus hal-hal yang berkaitan dengan pensiun dan pemberhentian karyawan. Sehingga memastikan kesejahteraan pegawai dikelola dengan baik dari awal masuk hingga nanti ia keluar.
Kesimpulannya. manajemen personalia adalah suatu bidang kegiatan yang berkaitan dengan pengelolaan sumber daya manusia di perusahaan. Manajemen ini mulai dari pengadaan hingga pemeliharaan karyawan di perusahaan.
Manajemen personalia dan HRD merupakan dua hal yang berbeda namun tidak dapat dipisahkan. Kegiatan sehari-hari mereka mencakup banyak tugas dan fungsi, seperti fungsi manajemen dan operasional. Fungsi-fungsi ini akan mendukung tujuan perusahaan. Tugas manajemen personalia terdiri dari banyak bagian seperti absensi, penggajian, rekrutmen.
Demikian informasi mengenai manajemen personalia, lengkap mengulas definisi, fungsi dan tujuan, perbedaannya dengan HRD hingga lingkup pekerjaannya. Semoga membantu Anda lebih memahami soal manajemen personalia dan menambah referensi bagi Anda yang ingin terjun ke dalam bidang ini.
