Di tengah tuntutan kerja di era modern ini, membantu karyawan mencapai work life balance mungkin akan menjadi tantangan bagi perusahaan. Namun ada beberapa hal yang bisa dilakukan perusahaan untuk membantu staf tetap bahagia dan sehat di tempat kerja, salah satunya lewat implementasi Employee Self Service (ESS).
Di artikel ini, akan diuraikan seperti apa peran platform ESS agar karyawan bisa mencapai work life balance. Baca sampai akhir ya!
Apa Itu Employee Self Service?
Pengaruh teknologi internet dan browser berdampak pada pertumbuhan implementasi ESS adalah solusi berbasis Internet yang dapat digunakan oleh karyawan untuk mengakses informasi dan data mereka secara mandiri terkait pekerjaan dan perihal human resource.
Dengan ESS, karyawan dapat memperbarui detail informasi pribadi mereka, mengajukan cuti, melihat detail gaji dan tunjangan, melihat lowongan pekerjaan internal dan lainnya.
Dapat dikatakan, ESS dibangun untuk mempermudah pekerjaan personalia (HR) dan mempermudah karyawan untuk mendapatkan haknya saat bekerja.
Manfaat ESS untuk Perusahaan dan Karyawan
Dalam jurnal yang diterbitkan oleh Victoria University, Melbourne, Australia pada 2004, melihat beberapa manfaat yang dibawa ESS, antara lain pengurangan biaya administrasi, membebaskan karyawan untuk kegiatan yang lebih strategis, meningkatkan integritas data, dan pemberdayaan karyawan.
Manfaat nyata ESS lainnya termasuk pengurangan staf administrasi sebesar 40%, pengurangan biaya transaksi hingga 50%,dan pengurangan aktivitas pemrosesan data dari beberapa hari menjadi beberapa jam saja.
Ini merupakan angka yang signifikan terkait mengurangi kompleksitas meningkatkan efektivitas operasional perusahaan.
ESS dan Perannya Dalam Work Life Balance Karyawan
Dalam jurnal berjudul “e-HR and Employee Self Service: A Case Study of a Victorian Public Sector Organisation” menemukan bahwa karyawan memandang ESS sebagai peningkatan keseimbangan kerja dan kehidupan (work life balance), serta memungkinkan akses yang lebih mudah ke informasi untuk pengambilan keputusan yang lebih baik.
Hal tersebut tidak terlepas dari keunggulan yang ditawarkan ESS, yakni:
1. Akses informasi & Direktori Perusahaan dalam Satu Aplikasi
ESS membantu menghilangkan duplikasi data dan meningkatkan akurasi pencatatan dengan memungkinkan karyawan untuk memeriksa dan mengubah data secara mandiri.
Karyawan dapat memperbarui informasi mereka seperti kontak darurat, alamat, dan nomor telepon. Ini menghemat banyak waktu, tidak seperti metode tradisional mengisi formulir lalu mengirimnya ke kantor pusat.
ESS juga memberi karyawan satu sumber untuk semua informasi perusahaan, seperti buku pegangan, kebijakan, dan pengumuman yang mengurangi kebingungan dan miskomunikasi.
2. Informasi Detail Mengenai Cuti, Gaji, Tunjangan dan Bonus
Karyawan akan merasa lebih mudah untuk mengajukan cuti, meninjau hasil pekerjaan mereka, dan melacak kinerja sendiri daripada menemui manajer SDM sepanjang waktu.
Pengajuan cuti dapat diproses dengan cepat karena approval atau penolakan bisa didapat saat itu juga. Di sisi lain ESS mampu menampilkan rincian tunjangan dan bonus lainnya yang menjadi hak karyawan. Sehingga karyawan bisa memanfaatkan haknya.
3. Tampilan yang Sederhana dan User-friendly
ESS dirancang dengan canggih untuk memberikan kemudahan bekerja ketika seseorang menavigasi melalui aplikasi. Sistem ini user-friendly, mudah dipelajari, dan membantu pengguna untuk memahami fungsi yang kompleks.
4. Mengefisiensikan Beban Kerja
Sistem Employee Self Service memberikan cara yang mudah untuk mengurangi beban kerja pengelolaan sumber daya manusia. Karena kontrol data karyawan ditransfer ke karyawan dengan ESS, manajer SDM dapat fokus pada aspek penting lainnya yang dapat mengarah pada pertumbuhan bisnis.
5. Penjadwalan Otomatis
Masalah yang sering terjadi dengan penjadwalan shift manual adalah ketidaksengajaan double shift ataupun bentrok jadwal yang bisa menyebabkan gesekan antar karyawan. Dengan adanya sistem ESS, penjadwalan terotomasi bisa terotomatisasi dengan baik tanpa human error.
ESS memungkinkan untuk mencari tahu siapa yang tersedia untuk pergantian shift dan melacak jam kerja mereka, memudahkan pendelegasian kerja terlaksana.
Poin-poin di atas menjadi alasan kenapa Employee Self Service mampu memberikan independensi dan juga meningkatkan kepuasan karyawan. Bagi perusahaan yang membutuhkan kerja lebih cepat dan ramping terlebih dalam mengelola SDM, menerapkan ESS bisa menjadi pilihan terbaik!
Baca Juga: Bagaimana Worxspace Membuat Diskusi & Komunikasi Kerja Tim Menjadi Lebih Baik
