Jika Anda merupakan seorang karyawan di sebuah perusahaan, pasti Anda sudah tidak asing dengan istilah penilaian kinerja karyawan ini atau dalam Bahasa Inggris dikenal dengan istilah performance appraisal atau performance review. Banyak sekali kegunaan dari penilaian kinerja karyawan dan tentu hasilnya sangat berpengaruh terhadap keberlangsungan karir Anda sebagai seorang karyawan di sebuah perusahaan.
Yuk, kita kenali lebih lanjut serba-serbi tentang penilaian kinerja karyawan ini. Simak artikel ini sampai habis, ya.
Apa itu Penilaian Kinerja Karyawan?
Penilaian kinerja karyawan adalah sebuah proses atau metode untuk mengevaluasi dan mendokumentasikan seberapa baik performa seorang karyawan dalam menjalankan tugas-tugasnya. Proses ini adalah sebuah bagian dari sistem manajemen performa perusahaan. Dalam prosesnya, penilaian kinerja karyawan dilaksanakan dengan cara yang sistematis dan dapat digunakan untuk memahami kemampuan seorang karyawan untuk pertumbuhan dan perkembangan lebih lanjut. Metode ini merupakan bagian dari pengembangan karir yang berisikan proses peninjauan rutin performa karyawan dalam sebuah perusahaan.
Karena pelaksanaannya yang sistematis, penilaian kinerja karyawan biasanya didasarkan pada progres karyawan terhadap suatu gol yang diatur setahun sekali dengan manajernya. Biasanya, karyawan dan manajer akan melakukan review tentang perjalanan karir karyawan selama setahun, kemudian di akhir tahun manajer akan merangkum hasil keseluruhan penilaian. Namun, ada juga perusahaan yang melaksanakannya secara berkala, tidak hanya per tahun, tapi bisa juga per enam bulan atau per empat bulan, tergantung kebijakan perusahaan masing-masing.
Proses penilaian memberikan feedback untuk karyawan atas kinerjanya selama ini membantu manajer membuat keputusan dalam hal kenaikan gaji dan bonus, serta mengidentifikasi area-area yang membutuhkan pengembangan. Kemudian, performa rendah yang terus berlangsung dapat mengarah ke teguran atau pemberhentian.
Dikarenakan penilaian kinerja karyawan mempengaruhi nasib karyawan secara invidu, proses ini bisa jadi membuat stres dan resah para karyawan.
Manfaat & Keuntungan Penilaian Kinerja Bagi Karyawan dan Bagi Perusahaan
Seperti sudah disebutkan sebelumnya bahwa proses penilaian kinerja karyawan ini sangat berpengaruh terhadap karir kedepannya seorang karyawan di sebuah perusahaan. Hasil dari proses penilaian ini digunakan untuk membuat beberapa keputusan bagi kedua pihak yaitu karyawan itu sendiri dan perusahaan menyangkut kompensasi, promosi, pengembangan karyawan, rencana penggajian dan kemungkinan kenaikan posisi jabatan, bonus, dan lain sebagainya.
Manfaat dan keuntungan penilaian kinerja karyawan bagi karyawan itu sendiri:
- Memberi kesempatan untuk dapat promosi, kenaikan jabatan, kenaikan gaji
- Meningkatkan kinerja karyawan
- Menciptakan pertumbuhan karir
- Meningkatkan engagement karyawan
- Membantu membuat keputusan tentang pengembangan karyawan seperti pengadaan training karyawan dan sebagainya
- Memperkuat ikatan tim
- Memfokuskan kembali kinerja karyawan
- Memfasilitasi komunikasi dengan atasan
Tentunya proses penilaian kinerja karyawan ini tidak hanya memberi manfaat dan keuntungan bagi karyawan saja namun juga bagi perusahaan, karena performa yang baik dari karyawan akan berimbas baik juga bagi perusahaan. Berikut beberapa manfaat dan keuntungan penilaian kinerja karyawan untuk perusahaan:
- Menaikkan produktivitas perusahaan
- Membantu perusahaan dalam pengambilan keputusan untuk mempertahankan atau memberhentikan seorang karyawan
- Membantu divisi HR mengidentifikasi berhasil tidaknya fungsi dari divisinya
- Membantu perusahaan untuk menguatkan ikatan perusahaan dengan karyawan dan memotivasi mereka untuk bekerja lebih baik lagi
- Mengevaluasi gol perusahaan
- Dijadikan sebagai referensi untuk pembuatan strategi dan sistem yang dapat mendukung kinerja karyawannya
Siapa yang Melakukan Penilaian Kinerja Karyawan?
Untuk siapa saja yang melakukan penilain kinerja karyawan tergantung pada metode yang dipakai. Umumnya penilaian kinerja karyawan yang dilakukan yaitu penilain dari C-level, penilaian terhadap diri sendiri, penilaian rekan kerja atau tim, penilaian dari atasan atau bawahan, bisa juga penilaian dari pelanggan atau klien. Untuk proses pengadaannya biasanya dirancang dan pelaksanaannya diatur oleh pihak manajemen yang berwenang atau bisa juga dari divisi HR, begitu pula dengan pengolahan data hasil penilaian.
Bagaimana Melakukan Penilaian Kinerja Karyawan?
Untuk mengadakan penilaian kinerja karyawan, pihak yang menilai tentu saja membutuhkan skill dan training juga. Ada beberapa anggapan negatif terhadap proses penilaian karyawan ini, seperti penilaian kinerja karyawan dikaitkan dengan suatu evaluasi kerja yang berhubungan dengan berbagai kritikan dalam prosesnya.
Nyatanya anggapan tersebut tidaklah benar.
Cara pihak penilai dalam menyampaikan pesan seperti penggunaan bahasa menentukan bagaimana pihak lain menginterpretasikan pesan yang diterima. Termasuk juga nada bicara, pemilihan kata, atau bahkan bahasa tubuh. Sehingga meskipun ada kata penilaian atau evaluasi bukan berarti merujuk kepada pencarian kesalahan, namun justru potensi untuk pengembangan karir bisa ditemukan dalam prosesnya. Karena sebuah penilaian kinerja karyawan dimaksudkan untuk memberi feedback yang membangun, sangat krusial untuk menggunakan bahasa dan perlakuan yang pantas dan sesuai dalam prosesnya.
Divisi HR adalah support system bagi manajer dan supervisor atau bisa dibilang juga sebagai alat perusahaan yang dilatih dengan sebagaimana mestinya untuk menangani proses penilaian kinerja karyawan ini.
Contoh Penilaian Kinerja Karyawan
Berikut satu contoh penilaian kinerja karyawan oleh manajer ke karyawan selama prosesnya.
1. Contoh penilaian kinerja karyawan yang layak dengan mixed-feedback
“Kita bisa mulai review dengan melihat bagaimana setiap proyekmu berjalan quarter ini. Bagaimana?
Pertama, setiap proyek yang kamu kerjakan pada 4 bulan terakhir sudah sesuai ekspektasi deadline dan semua terpenuhi sesuai budget. Saya melihat satu proyek bahkan selesai lebih awal dari perkiraan dan berjalan sukses.
Well done. Kamu berhasil memenuhi kriteria sebagai Project Manager di perusahaan ini.
Mari kita lihat beberapa area di mana kamu bisa mengembangkan skill manajemen proyekmu lebih jauh.
Pada proyek A, B, dan C beberapa anggota tim tampak tidak yakin untuk mulai kerja dari mana pada beberapa meeting awal dan merasa terlambat memahami tugas-tugasnya.
Ketika mereka berupaya mengungkapkannya di pertemuan-pertemuan selanjutnya, mereka merasa ada perseteruan yang terlibat. Untuk proyek yang akan datang, adakah yang bisa dilakukan supaya anggota tim bekerja lebih cepat?
Bisakah perencanaan tugas yang lebih detail terselesaikan sebelum proyek mulai?”
Contoh ini bisa menghilangkan eror dan membuat pencerahan yang lebih membangun. Pada contoh ini dimulai dengan melibatkan karyawan dan membuat dia merasa dihargai dalam prosesnya. Penilai fokus pada outcome yang dapat diperhitungkan dan hal-hal yang positif. Area yang ingin dikembangkan diolah dengan cara yang membangun dengan merujuk ke hal atau proyek spesifik. Karyawan diberi kesempatan untuk penyelesaian masalah dan berkontribusi pada self-development mereka sendiri. Solusi yang membangun ditawarkan sehingga karyawan mempunyai ide yang jelas mengenai apa yang bisa mereka lakukan untuk jadi lebih baik kedepannya.
2. Contoh penilaian negatif kinerja karyawan yang tidak layak
“Mari kita bicarakan mengenai beberapa permasalahan yang terjadi.
Kamu tidak pernah proaktif ketika proyek baru dimulai. Banyak hal selesai terlambat dan sering ada komplain.
Saya dengar juga bahwa sikapmu kurang baik selama meeting proyek.
Sepertinya kamu punya masalah di rumah saat ini, tetapi itu seharusnya tidak mengganggumu saat kerja.”
Contoh ini cukup ekstrim yaitu menyampaikan hampir kebanyakan eror yang seringkali terjadi saat review performa. Penilai mulai dengan vibrasi negatif. Padahal memulai dengan vibrasi positif dapat mengatur nada suara penilai ketika bicara dan membantu karyawan merasa lebih bisa menerima feedback. Penilai berbicara dalam aura negatif dan menilai berdasarkan asumsi daripada fakta yang terukur. Penilai membuat diskusi terasa personal, seharusnya review performa tetap fokus pada kontribusi karyawan ke pekerjaan dan tidak melibatkan hal personal.
3. Contoh penilaian kinerja karyawan yang layak untuk kinerja yang buruk
“Saya ingin membicarakan performamu selama quarter terakhir.
Melihat beberapa proyek yang dijadwalkan dan dilaksanakan, saya menemukan bahwa semua proyek mulainya terlambat.
Anggota tim melaporkan adanya masalah pada sumber daya dan informasi yang mereka butuhkan untuk memulai dan menyelesaikan tugas mereka. Setiap proyek dikirim setiap minggu atau lebih lambat dan pengaturan budget juga kacau.
Proyek A melebihi 100 juta dan proyek B melebihi 200 juta. Budget ini tidak sesuai dan terlalu jauh dari perencanaan.
Menurut saya kita punya potensial lebih untuk membuatnya lebih baik dan saya benar-benar ingin melihatmu sukses.
Peran Project Manager mengharuskanmu untuk mulai proyek on-time, memastikan anggota tim punya sumber daya yang mereka butuhkan dan sangat krusial soal budgeting atau penundaan untuk didiskusikan dengan saya atau manajer lainnya.
Untuk proyek yang akan datang bulan ini, Saya mau kamu sudah menyelesaikan rancangan rencana proyek satu minggu sebelum proyek apapun dimulai. Kita bisa mengatasinya bersama dan mencari di mana letak salahnya.
Apakah kamu punya saran tentang bagaimana kamu bisa memperbaiki masalah ketepatan waktu proyekmu atau keefektifan pelaksanaannya?”
Contoh ini berkaitan dengan seorang karyawan yang tampaknya sedang struggling. Sayangnya penilai punya banyak feedback negatif untuk dibahas, tapi sukses dilakukan menggunakan bahasa dan nada yang layak dan sesuai. Feedback diberikan tidak dengan bahasa atau nada yang menyudutkan, tidak juga berfokus ke orangnya. Komen harus tetap fokus pada performa karyawan. Feedback membangun dan spesifik.
Penilai menggunakan contoh spesifik dengan bukti untuk menjelaskan performa yang kurang. Penilai menawarkan komen positif tentang perbaikan situasi dan juga solusi spesifik untuk meningkatkan performa. Poin utama review performa adalah untuk memotivasi dan membantu seorang karyawan. Kemudian penilai meminta input tentang bagaimana memecahkan masalahnya. Hal ini memberdayakan karyawan untuk jadi lebih terlibat dalam pengembangan skill mereka dan mengakhiri review negatif menjadikannya catatan positif.
4. Contoh penilaian yang performanya meningkat
“Saya rasa kita tidak perlu membicarakan banyak hal karena segala halnya tampak baik.
Proyekmu selalu selesai on-time dan sesuai budget. Saya yakin kamu membuat keputusan tepat dengan tim kamu untuk mencapai itu semua.
Kamu dan saya tentunya berpikiran serupa ketika menyangkut hal mengenai manajemen proyek.
Pertahankan performa baikmu, ya.”
Contoh ini tampak seperti penilaian kinerja karyawan yang sempurna, tapi sebenarnya ini contoh yang tidak tepat. Feedback yang diberikan tidak spesifik ke kerjaan yang nyata dikerjakan oleh karyawan dan tampak samar, komennya melambung tentang semuanya berjalan baik. Seharusnya lebih merujuk ke hal spesifik. Masalah yang disebutkan dalam tim tampak tidak dihiraukan.
Sebuah review performa butuh untuk mendiskusikan permasalahan performa sebelum mereka menjadi masalah yang lebih serius nantinya. Penilai membandingkan karyawan dengan dirinya sendiri, yang sebenarnya tidak perlu. Tidak ada orang yang sempurna, setiap penilaian seharusnya menawarkan bentuk perbaikan yang bisa dilakukan oleh karyawan, mau itu mengasah kemampuan atau mempelajari sebuah skill baru.
Form Penilaian Kinerja Karyawan
Ada banyak cara sebuah perusahaan merancang pengadaan penilaian kinerja karyawan, termasuk ada banyaknya metode-metode yang berbeda dan juga beragam strategi yang tersedia.
Untuk form penilaian kinerja sendiri juga ada banyak sekali jenis maupun template-nya. Pastinya setiap perusahaan mempunyai filosofi unik mereka sendiri dalam membuat tujuan, mendesain, dan melaksanakan review performa karyawan mereka.
Beberapa jenis form yang bisa di aplikasikan untuk penilaian kinerja karyawan perusahaan Anda yaitu seperti self-evaluation, behavioral checklist, 360-degree feedback, rating scale, form dengan indikator pertanyaan open-ended, dan lain-lain.
Form yang dirancang untuk proses penilaian kinerja karyawan bisa didasarkan pada obyektif kerja, metode, maupun tujuan pengadaannya. Untuk mengetahui contoh dari form penilaian kinerja karyawan dapat juga klik di sini.
Namun, kembali lagi bahwa form penilaian tidak pasti sama satu perusahaan dengan perusahaan lainnya, disesuaikan dengan kebutuhan masing-masing sehingga indikator yang digunakan pun berbeda-beda dan beragam jenisnya.
7 Metode Penilaian Kinerja Karyawan
Ada berbagai metode berbeda yang dapat digunakan untuk melaksanakan penilaian kinerja karyawan sebuah perusahaan. Berikut 7 metode penilaian kinerja karyawan:
1. Balanced Scorecard (BSC)
Metode Balanced Scorecard (BSC) mengacu kepada 4 perspektif: perspektif keuangan, perspektif pelanggan, perspektif internal, dan perspektif pembelajaran dan pertumbuhan. Metode ini dapat digunakan untuk penyesuaian program-program yang fokusnya adalah pada strategi. Cara kerjanya yaitu dengan menjabarkan visi dan strategi bisnis ke tujuan dan ukuran pada 4 perspektif tadi.
2. Performance Pyramid System (PPS)
Sesuai dengan namanya, metode ini mempunyai diagram pengukuran berbentuk segitiga atau piramida, digunakan untuk pengukuran yang melibatkan variabel kinerja yang berbeda dan diatur di tingkat divisi yang berbeda juga. Tujuan diagram piramida ini menjabarkan tujuan dari atas ke bawah dan sebaliknya. Selain itu juga digunakan untuk memberi gambaran alur sebuah tujuan disampaikan ke divisi operasional dan tanggapan yang kembali disampaikan ke tingkat yang lebih tinggi.
3. The Tableau de Bord (TdB)
Metode ini dapat membantu manajer mengetahui parameter kunci yang digunakan untuk membuat keputusan yang punya 2 implikasi penting yaitu pertama TdB tidak bisa berkerja sama baiknya di semua perusahaan karena tiap sub-unit punya tanggung jawab dan obyektif yang tidak sama. Jadi sebaiknya tiap sub-unit menerapkan TdB sendiri-sendiri dengan penyesuaian tertentu. Kedua, TdB tidak bisa hanya terbatas pada indikator-indikator keuangan saja.
4. Productivity Measurement and Enhancement System (ProMES)
ProMES berkaitan erat dengan teori perilaku kerja. Metode ini menitik beratkan pada motivasi kerja, yaitu motivasi dinilai sebagai proses alokasi waktu dan tenaga seseorang ke seluruh tindakan dan tugas. Kekuatan motivasi itu terletak pada output dari tindakan, produk, evaluasi, dan terpenuhinya kebutuhan seseorang. Metode ini bisa diaplikasikan melalui langkah-langkah seperti membentuk tim desain, pengawas, dan fasilitor yang paham ProMES; mengidentifikasi tujuan, mengidentifikasi indikator untuk setiap tujuan, menetapkan kemungkinan, mendesain sistem feedback, menanggapi feedback dan memonitor proyek dari waktu ke waktu.
5. Activity-Based Costing (ABC)
Teknik dasar ABC yaitu menganalisa biaya tak langsung dan menemukan kegiatan yang menyebabkan biaya tak langsung tersebut terjadi. Sehingga, metode ini bisa digunakan untuk menilai harga produk, pengurangan biaya atau ongkos tetap, pengambilan keputusan produksi, dan peningkatan berkesinambungan.
6. Sink and Tuttle
Ini merupakan pendekatan klasik yang menyatakan bahwa kinerja seseorang mempunyai keterkaitan yang rumit antar 7 kriteria kinerja yaitu efektivitas, efisiensi, kualitas, produktivitas, kualitas kehidupan kerja, inovasi, dan profitabilitas.
7. Theory of Constrains
Biasa disingkat dengan TOC, metode ini dijalankan dengan langkah-langkah seperti mengidentifikasi kendala sistem, memutuskan cara memanfaatkan sistem kendala, tidak memprioritaskan hal lain di atas keputusan, meningkatkan sistem kendala, dan ketika kendala rusak kembali lagi ke langkah pertama. Metode ini dapat mengukur laba bersih, ROI, dan cash flow sebuah perusahaan. TOC mudah dipahami namun dianggap masih kurang lengkap untuk melakukan pengukuran kinerja.
Metode yang Sesuai dengan Kebutuhan Perusahaan
Untuk pemilihan metode yang akan digunakan dalam proses pelaksanaan penilaian kinerja karyawan, tentu saja tidak boleh asal-asalan saja. Harus dilakukan banyak diskusi dan pertimbangan. Penilaian kinerja karyawan harus direncanakan dan dirancang dengan matang sehingga hasilnya benar-benar bisa dimanfaatkan untuk kebaikan bersama kedua belah pihak, karyawan dan perusahaan sendiri.
Jika memang tujuan perusahaan untuk mengadakan penilaian kinerja karyawan lebih kompleks, perusahaan bisa juga mengaplikasikan beberapa metode sekaligus supaya hasilnya lebih optimal dan sesuai dengan tujuan dan obyektif pelaksanaannya.
Kesimpulan
Penilaian kinerja karyawan merupakan salah satu aspek penting yang harus dilakukan oleh sebuah perusahaan sehingga bisnis bisa berjalan dengan lebih baik dan lancar. Mungkin dengan istilah penilaian atau evaluasi atau review, kesannya menjadi sebuah proses yang menegangkan maupun mengintimidasi sehingga kadang kala karyawan jadi merasa tidak percaya diri atau bahkan takut dengan prosesnya. Nyatanya penilaian kinerja karyawan justru bisa menjadi fasilitas bagi karyawan untuk mendapat pengakuan kinerjanya sehingga bisa memungkinkan mereka untuk mendapat kenaikan gaji atau bahkan jabatan.
Proses ini juga memberikan keuntungan bagi perusahaan tentunya, karena sebenarnya tujuan dari pengadaannya adalah untuk meningkatkan produktivias dan motivasi kerja karyawan. Penilaian performa ini juga dapat membantu perusahaan dalam mengambil beberapa keputusan yang berkaitan dengan keberlangsungan hubungan kerja karyawan dan perusahaan.
Metode, form, dan berbagai hal yang mendukung perencanaannya haruslah dipersiapkan dengan baik supaya tidak ada kendala yang berarti dalam pelaksanaannya dan hasilnya pun lebih maksimal.
Untuk mendukung proses pelaksanaan kinerja karyawan tentu akan lebih praktis jika dilakukan dengan sistem yang terdigitalisasi menggunakan software aplikasi kolaborasi kerja. Worxspace hadir untuk memudahkan perencanaan dan pelaksanaan penilaian kinerja karyawan. Berbagai macam fitur yang dimiliki Worxspace dapat mendukung prosesnya seperti chat engine, task management, smart personalia, space bot, personal & group chat, video meeting, direktori karyawan, manajemen karyawan, dan masih banyak lagi. Pelajari selengkapnya dengan klik di sini.
