Akan ada masanya seorang karyawan ingin resign dari pekerjaannya, disebabkan oleh berbagai macam faktor misalnya ingin mencari pengalaman di tempat kerja yang lain, ingin career switching, atau bahkan karena ingin membuka usaha sendiri, dan masih banyak lagi faktor lainnya.
Untuk berhenti dari pekerjaannya, karyawan tersebut pasti sudah mempunyai perencanaan dan memikirkannya secara matang dari beberapa waktu sebelumnya, tidak tiba-tiba mendadak ingin mengajukan resign.
Proses resign pun tidak instan begitu saja langsung berhenti bekerja. Ada proses yang harus dilalui sebelum benar-benar resmi tidak menjadi seorang karyawan di sebuah perusahaan. Untuk prosedur resign sendiri pun tiap perusahaan mempunyai prosedur yang mungkin berbeda-beda, namun pada intinya sebenarnya serupa yaitu exit clearance karyawan.
Proses exit clearance karyawan ini sendiri ada yang melalui proses cukup panjang, namun ada juga perusahaan yang menerapkan exit interview sebagai salah satu prosedurnya. Yuk, simak lebih lanjut artikel ini untuk tahu lebih jauh tentang exit clearance karyawan.
Apa itu Exit Clearance?
Exit clearance juga seringkali dikenal dengan istilah FNF (full and final). Exit clearance adalah hal yang dilakukan ketika seorang karyawan resign atau diberhentikan atau juga pensiun dari pekerjaannya. Karyawan tersebut harus melakukan clearance dari setiap departemen seperti finance, admin, HR, dan lain-lain terkait lembar gaji yang diberikan dan segala bentuk upah semua sudah dibereskan dari sisi perusahaan sebelum karyawan tersebut berhenti.
Jika karyawan menggunakan laptop milik perusahaan atau aset apapun lainnya, karyawan tersebut wajib mengembalikannya ke tim manajemen aset.
Formulir exit clearance dibuat untuk diisi oleh karyawan yang setuju bahwa dia sudah menerima semua surat legal dan urusan terkait finansial dan non-finansial dari perusahaan dan sudah menyerahkan semua barang-barang vital milik perusahaan kembali ke perusahaan.
Exit Clearance merupakan hal yang wajib untuk karyawan dan perusahaan karena jika tidak dilakukan secara benar hal tersebut dapat menyebabkan beberapa hal tidak baik bagi kedua belah pihak baik secara legal maupun finansial.
Mengapa Wajib Exit Clearance?
Exit clearance punya tujuan untuk memastikan pengembalian semua properti atau aset perusahaan yang digunakan oleh karyawan yang ingin resign tersebut selama bekerja di perusahaan seperti laptop, kartu kredit perusahaan, kunci, dan berbagai peralatan lainnya; serta untuk memastikan akses ke sistem perusahaan sudah dicabut; dan semua ongkos perjalanan bisnis dan seluruh bentuk gaji dan bonus sudah dibayarkan.
Prosedur exit clearance harus dilengkapi untuk membereskan urusan karyawan tersebut hingga hari terakhir dia menjadi karyawan di perusahaan tersebut. Persetujuan clearance adalah wajib dari penanggung jawab yang ditunjuk untuk setiap area yang bertanggung jawab dalam menangani urusan prosedur clearance.
Karyawan juga diingatkan akan tanggung jawab legal mereka yang sedang berjalan untuk menjaga keamanan dan juga wajib menjaga kerahasiaan dari data yang dilindungi (baik elektronik atau hard copy) yang mereka akses selama bekerja di perusahaan tersebut.
Penting untuk melakukan exit clearance bagi mereka yang sudah mengajukan resign karena beberapa hal berikut:
- Membantu perusahaan untuk mendapatkan data dan insight yang dibutuhkan untuk menciptakan lingkungan kerja yang lebih positif dan melindungi perusahaan dari risiko-risiko.
- Perusahaan bisa mempelajari alasan seorang karyawan berhenti dari perusahaan tersebut.
- Membantu perusahaan untuk menyediakan feedback yang membangun dan meninggalkan catatan-catatan yang positif.
- Memberikan kesempatan untuk bertanya jika ada isu apapun yang butuh untuk diperhatikan. Hal ini dapat membantu mengurangi risiko dan mengidentifikasi hal-hal yang mungkin butuh segera diperhatikan.
- Membantu untuk mendapatkan insight tentang kebutuhan recruiting, onboarding, dan training.
- Feedback karyawan dapat membantu mengidentifikasi area yang bisa membantu memperbaiki retensi karyawan.
Prosedur Exit Clearance
Prosedur exit clearance dimulai tepat setelah pengunduran diri diterima oleh atasan yang bertanggung jawab seperti manajer atau supervisor. Prosedur ini melibatkan penyerahan kembali aset berwujud milik perusahaan dalam kondisi sama seperti saat mereka diberikan dan juga transisi dengan karyawan pengganti yang menempati posisi yang ditinggalkan oleh karyawan tersebut.
Jika belum ada penggantinya sampai tanggal karyawan yang resign tersebut habis masa kerjanya, dia wajib membagikan dokumen atau material yang dimiliki dengan tim atau kepala departemennya.
Biasanya departemen yang terlibat dalam prosedur exit clearance adalah tim IT, tim admin, tim HR untuk clearance aset IT seperti laptop, cafetaria, email forwarding, dan lain sebagainya. Ketika HR sudah mendapat persetujuan dari semua pimpinan dan pihak terkait, akan diterbitkan relieving letter sebagai respon dari surat pengunduran diri karyawan dan karyawan benar-benar terbebas dari seluruh beban kerja dari perusahaan tersebut.
Secara sederhana alur prosedur exit clearance yaitu sebagai berikut:
| Resignation → Formulir Exit Clearance (tim IT, admin, HR) → Kewajiban Diselesaikan → Bebas Tugas |
Checklist untuk Exit Clearance
Checklist untuk exit clearance mempunyai komponen multipel seperti komunikasi, aset, pengetahuan, IT dan akses, dan dokumentasi. Berikut detail checklist untuk exit clearance yang perlu diperhatikan oleh karyawan:
Menginformasikan ke manajer tentang pengunduran dirinya
- Atur pertemuan dengan karyawan
- Informasikan anggota tim
- Informasikan departemen yang relevan
Mentransfer pengetahuan atau skill
- Jadwalkan pertemuan dengan karyawan pengganti
- Training karyawan baru
- Bagikan kontak dan sumber-sumber yang penting
Mengembalikan aset
- Laptop
- Akses (drive)
- Kunci-kunci
Update perijinan dan akses IT
- Forward email
- Tutup akun
- Kartu ID karyawan/perijinan
Mengubah mandat yang membutuhkan dokumentasi
- Menandatangani surat pengunduran diri
- Memberikan perjanjian non-disclosure
Perlu juga untuk menyebutkan beberapa dokumen yang bermanfaat bagi karyawan seperti experience letter, sertifikat exit clearance, dll. Semua hal yang perlu dilakukan oleh seorang karyawan yang ingin resign yang tidak disebutkan di atas bisa disebutkan pada formulir exit clearance juga supaya prosesnya lebih lancar bagi perusahaan itu sendiri.
Contoh Formulir Exit Clearance
Berikut adalah contoh untuk bentuk formulir exit clearance:
Untuk membantu proses kelancaran exit clearance, perusahaan bisa memanfaatkan keberadaan software aplikasi. Salah satu aplikasi yang dapat digunakan untuk mempermudah proses exit clearance ini yaitu Worxspace. Pelajari selengkapnya, ya.
