Di jaman sekarang, menyimpan berkas dokumen di ruang fisik sudah menjadi hal yang kuno. Era teknologi mendorong kita untuk migrasi dokumen ke dalam bentuk data yang tersimpan dalam bentuk soft file yang bisa diakses dengan lebih cepat dan mudah.
Ada beberapa software yang dikembangkan untuk penyimpanan data seperti contohnya penyimpanan data dengan sistem cloud. Jika dokumen masih berbentuk fisik, maka banyak sekali risiko yang bisa terjadi seperti dokumen hilang atau rusak, serta menjadi tidak efektif dan efisien karena memakan ruang dan menggunakan kertas dan printer sehingga menjadi tidak ramah lingkungan juga.
Namun, jika data disimpan pada komputer atau sistem cloud, maka data bisa diatur menjadi lebih rapi, tidak berisiko rusak, dan keamanan akses data pun terjaga. Dengan sistem yang terkomputerisasi dan terdigitalisasi, penyimpanan dan akses dokumen menjadi lebih efektif dan efisien. Artikel ini akan membahas lebih jauh mengenai sebuah software apik yang bisa menjadi solusi penyimpanan data perusahaan Anda.
Manajemen Dokumen
Manajemen dokumen adalah sebuah sistem atau proses yang digunakan untuk memilah, melacak, dan menyimpan dokumen elektronik seperti halnya untuk dokumen dalam bentuk PDF, word processing files, gambar digital dari konten yang berbasis kertas, dan dokumen elektronik lainnya. Manajemen dokumen sangat membantu untuk menghemat waktu dan biaya. Proses tersebut membantu keamanan dokumen, kontrol akses, penyimpanan yang terpusat, jejak audit, dan efisiensi pencarian dokumen dan kemudahan jika ingin menilik kembali dokumen.
Manajemen dokumen sering juga disebut dengan DMS atau Document Management System. Karena merupakan pengelolaan dokumen elektronik, maka perlu untuk penggunaan sistem komputer dan software untuk menyimpan, mengelola, dan melacak dokumen elektronik dan gambar elektronik dari informasi yang awalnya paper-based yang dipindahkan atau diubah menjadi dokumen elektronik menggunakan scanner dokumen.
Manajemen dokumen adalah bagaimana perusahaan Anda menyimpan, mengelola, dan melacak dokumen elektronik. Dokumen atau gambar biasanya berisi informasi atau objek yang terekam atau tercatat yang bisa diperlakukan sebagai sebuah unit. Meskipun terdengar sedikit rumit, namun pasti perusahaan sudah terbiasa dengan proses ini dan sudah membuat, mendistribusikan, dan menggunakannya bertahun-tahun.
Di era digital ini, sekarang manajemen dokumen bisa dijabarkan sebagai software yang mengontrol dan menata dokumen di perusahaan. Software tersebut melibatkan dokumen dan konten yang direkam, alur kerja, tempat penyimpanan dokumen, COLD/ERM, dan sistem output, serta sistem penilikan kembali informasi. Dan tentu saja prosesnya digunakan untuk melacak, menyimpan, dan mengontrol dokumen.
Mengapa Penting untuk Punya Manajemen Dokumen yang Baik
Dibandingkan dengan proses manual dari file fisik, Document Management System (DMS) mengurangi biaya, risiko dari human error, kerusakan fisik, masalah penilikan kembali data, dan penyediaan ruang penyimpanan virtual tidak terbatas.
Meskipun banyak perusahaan masih menggunakan sistem file fisik untuk menyimpan kertas dokumen, namun semakin hari hal ini semakin berkurang seiring dengan kebanyakan dokumen saat ini dibuat secara digital sebelum dicetak pada kertas, itu pun hanya kalau diperlukan saja.
Penggunaan metadata sangatlah penting dan memudahkan (informasi yang termasuk: judul, deskripsi, dan tanggal simpan), alur kerja DMS pada dokumen digital menyediakan:
- Indeks yang mudah untuk mencari dan menilik kembali: menghemat waktu yang diperlukan untuk menemukan dokumen yang tepat
- Menambah keamanan: melalui kontrol akses dan editing untuk melindungi informasi sensitif
- Meningkatkan kolaborasi: dengan mengijinkan banyak pengguna yang bekerja pada dokumen di waktu yang bersamaan dengan sistem memonitor perubahan dan riwayat
- Kontrol versi: untuk membantu pengguna memonitor perubahan dan validitas dari waktu ke waktu
Sistem pengelolaan dokumen (DMS) adalah solusi awal untuk penyimpanan file fisik dan pengelolaannya.
Cara Mengelola Dokumen Perusahaan
Ada beberapa tips yang bisa Anda lakukan dalam melakukan pengelolaan dokumen perusahaan. Berikut beberapa cara yang bisa Anda implementasikan untuk mempermudah dalam mengelola dokumen perusahaan:
- Membuat rencana pengelolaan dokumen
- Menetapkan standar dan format
- Menggunakan portal penyimpanan cloud tunggal
- Mengintegrasi penyimpanan cloud ke dalam rutinitas Anda
- Mengelola lampiran email dan dokumen
- Menggunakan penamaan penyimpanaan yang standar yang umum atau biasa
- Menggunakan folder-folder terstruktur
- Memisahkan dokumen berdasarkan format
- Menghapus dokumen yang sudah tidak digunakan dan mengarsipkan dokumen secara teratur
Solusi Worxspace
Worxspace hadir sebagai sebuah solusi apik untuk manajemen dokumen perusahaan Anda. Mengelola dan mengakses dokumen jadi lebih mudah dan nyaman dengan berbagai fitur unggulan dalam software aplikasi Worxspace. Worxspace merupakan aplikasi kolaborasi kerja yang sekaligus bisa menjadi smart personalia yang banyak bermanfaat untuk tugas pekerjaan di perusahaan Anda.
Komunikasi dan kolaborasi internal menjadi lebih mudah dengan aplikasi chat, mulai dari onboarding hingga offboarding, aplikasi ini memaksimalkan kepuasan karyawan. Sebagai sebuah smart personalia, Worxspace dapat meningkatkan efisiensi layanan HR dengan portal karyawan yang terintegrasi dengan HR sehingga pengelolaan dokumen yang saling dikirimkan melalui aplikasi ini dapat tersimpan dan pengelolaannya pun jadi lebih mudah.
Worxspace merupakan satu aplikasi untuk menyelesaikan semua pekerjaan di dalamnya termasuk DMS. Tidak ada lagi transfer file yang terlewatkan karena segala proses komunikasi dan transfer file dilakukan dalam satu portal kolaborasi kerja karyawan.
Worxspace mempunyai banyak fitur yang mendukung DMS dan mempermudah dalam mengelola dokumen perusahaan seperti: chat engine (personal & group chat dan multi platform chat), smart personalia, task management, space bot, channel untuk pengumuman dan berita resmi perusahaan, pesan broadcast, direktori perusahaan dan karyawan, insert file & media, calendar, manajemen izin dan cuti, dan masih banyak lagi fitur menarik lainnya. Tunggu apalagi, yuk segera konsultasikan kebutuhan perusahaan Anda bersama Worxspace.
