Setiap perusahaan pasti mempunyai catatan latar belakang dan profil karyawan-karyawannya. Latar belakang dan profil karyawan juga sangat penting untuk mengenal karyawan perusahaan dengan lebih baik lagi. Direktori karyawan adalah database yang biasanya memuat employee profile. Terutama direktori karyawan sangat dibutuhkan oleh departemen HR atau personalia guna lebih memahami karyawan perusahaan sehingga bisa digunakan untuk mengelola karyawan-karyawan tersebut.
Teknologi menjadi sebuah solusi bagi perusahaan untuk mengelola direktori karyawan. Sudah banyak dikembangkan aplikasi employee profile untuk kepentingan direktori karyawan. Hadirnya software aplikasi employee profile akan sangat membantu dan memudahkan proses pengelolaan direktori karyawan perusahaan dengan sistem yang terautomasi yang bisa tersimpan rapi dan juga terlindungi. Artikel ini akan membahas lebih lanjut tentang aplikasi employee profile untuk direktori karyawan.
Apa itu Direktori Karyawan?
Direktori karyawan adalah sebuah sumber yang memuat informasi penting dari semua anggota perusahaan. Direktori karyawan biasanya memuat informasi setiap karyawan yaitu identifikasi dasar profil karyawan, informasi kontak, dan job title. Beberapa perusahaan juga menyertakan informasi personal seperti biografi singkat dan fun fact tentang karyawan mereka.
Dulu direktori karyawan dicatat menggunakan kertas atau paper-based dan mengharuskan pengelolaan manual. Seiring dengan berkembangnya teknologi, sekarang direktori karyawan bisa beralih ke software aplikasi employee profile sehingga dapat mengeliminasi kebutuhan kertas dan proses pengelolaannya lebih terautomasi.
Mengapa Employee Profile untuk Direktori Karyawan itu Penting?
Employee profile untuk direktori karyawan memfasilitasi perusahaan untuk menyimpan, mengelola, dan memperbarui informasi penting tentang karyawan sehingga penting untuk memiliki direktori karyawan. Beberapa fungsi penting dari direktori karyawan yaitu sebagai berikut:
- Menghubungkan dan mengkolaborasikan dengan karyawan lainnya. Dengan adanya informasi kontak semua karyawan di direktori yang dapat diakses, co-worker bisa berkolaborasi lintas divisi dan mencoba belajar skill spesifik dan kemampuan lainnya.
- Memahami bagan organisasional. Direktori karyawan mencakup job title dan klasifikasi, memfasilitasi karyawan untuk mengidentifikasi posisi mereka di dalam hirarki organisasional.
- Onboarding karyawan baru. Direktori karyawan yang komprehensif membantu karyawan baru untuk lebih mengenal kolega mereka, menciptakan tingkat kenyamanan, dan membuat proses onboarding jadi lebih efisien.
- Budaya perusahaan. Seiring dengan rasa saling memiliki adalah penggerak paling kuat dari engagement karyawan, direktori karyawan bisa menjadi tool yang esensial untuk membantu membuat koneksi satu sama lain.
Aplikasi Employee Profile
Aplikasi employee profile adalah sebuah teknologi yang berbasis cloud sebagai database tunggal yang aman dan dapat diakses oleh pengguna yang punya ijin. Aplikasi employee profile bisa menjadi wadah untuk pencatatan profil karyawan yang terkomputerisasi. Biasanya aplikasi employee profile memuat informasi-informasi mengenai karyawan perusahaan, yaitu informasi dasar bio karyawan seperti nama, departemen, posisi, alamat email, nomer telepon, lokasi atau alamat, foto, dan juga informasi personal seperti ulang tahun, biografi singkat, fun fact, tanggal mulai kerja, dll.
Software aplikasi ini seringkali terintegrasi dengan berbagai task atau fitur produktivitas dan kolaboratif lainnya, sehingga akan lebih mudah untuk tetap terhubung dan pekerjaan selesai secara efektif. Baik Anda adalah seorang karyawan yang sedang mencari kolega Anda maupun seorang manajer yang sedang berusaha untuk melacak setiap orang di dalam tim, software aplikasi direktori perusahaan bisa menjadi tool yang sangat bermanfaat untuk segala macam bisnis.
Selain memuat profil karyawan, aplikasi employee profile juga membantu manajer untuk melihat segala hal dari info kontak hingga detail pekerjaan, aset karyawan, dokumen, catatan, dan lain sebagainya. Aplikasi ini lebih visual daripada spreadsheet dan tentu lebih cepat untuk mengoperasikannya.
Salah satu rekomendasi aplikasi direktori karyawan yaitu Worxspace. Aplikasi ini bisa dimanfaatkan untuk menjadi channel resmi direktori perusahaan yang sekaligus juga menjadi pusat akses informasi dan interaksi resmi antara perusahaan dan karyawan. Untuk aktivitas direktori sendiri, Worxspace memuat fitur direktori perusahaan yaitu untuk mengakses profil perusahaan, BoD, dan direktori SOP perusahaan.
Kemudian untuk direktori karyawan, Worxspace memuat informasi direktori data seluruh karyawan dalam perusahaan berdasarkan posisi, departemen, maupun lokasi cabang. Worxspace juga mempunyai fitur employee greeting yang memuat informasi dan bisa digunakan untuk berinteraksi melalui ucapan untuk karyawan baru maupun karyawan yang berulang tahun.
Keuntungan Aplikasi Employee Profile untuk Direktori Karyawan
Berikut adalah beberapa manfaat atau keuntungan menggunakan aplikasi employee profile untuk direktori karyawan:
- Hubungan kerja yang lebih baik
Sekedar tahu nama ketika melihat wajahnya bisa membuat hubungan di tempat kerja jadi lebih baik.
- Meningkatkan engagement karyawan
Kemampuan untuk mencari sumber informasi secara langsung sangat memudahkan karyawan. Hal itu juga bisa membantu meningkatkan tingkat engagement karyawan secara keseluruhan di dalam perusahaan. Setiap karyawan bisa dengan cepat dan mudah mengidentifikasi sumber informasi, data, dan ilmu di departemen lain.
- Meningkatkan kesempatan untuk kolaborasi
Misalnya Anda sedang merancang proyek tim bertujuan untuk meningkatkan pengalaman konsumen. Direktori online yang mudah dicari membantu Anda mengidentifikasi dengan cepat kolega di tim lain yang punya pengalaman yang relevan, ilmu dan tahu cara memberikan ide atau menjadi anggota grup kerja.
- Menguatkan budaya perusahaan
Mempunyai pemahaman di mana mereka cocok di dalam organisasi dan juga apresiasi di gambaran yang lebih besar menjadi penting untuk menunjukkan kepekaan. Direktori karyawan membuat tempat kerja menjadi lebih bersifat personal dan sosial, yang juga akan menguatkan budaya perusahaan secara keseluruhan.
- Membuat proses onboarding lebih mudah
Para karyawan baru tinggal mengklik database karyawan untuk double check nama atau job title rekan kerja sebelum membuat kesalahan yang memalukan seperti salah sebut nama dan sebagainya. Karyawan baru juga dapat dengan mudah mengakses database untuk lebih mengenali rekan-rekan kerjanya lebih cepat.
Untuk kebutuhan aplikasi employee profile untuk direktori karyawan perusahaan Anda, serahkan saja ke Worxspace. Pelajari selengkapnya di sini.
