Departemen HR terus mencari cara untuk meningkatkan efisiensi dan akurasi data, termasuk mengurangi dokumen fisik, merampingkan data karyawan, dan mengelola penggajian dan tunjangan. Tapi kini tak perlu pusing lagi, karena HR bisa memanfaatkan aplikasi employee self-service (ESS).
Apa itu Aplikasi Employee Self Service?
Employee Self-Service adalah aplikasi berbasis online yang memungkinkan karyawan untuk mengakses dan melakukan perubahan pada informasi SDM, penggajian, dan tunjangan mereka. Sehingga disebut juga sebagai aplikasi pengelolaan data karyawan.
Biasanya ini terintegrasi dengan software aplikasi HRD HRMS atau aplikasi Human Resource Management yang lebih besar, di mana memberi manajer akses terpusat ke semua informasi penggajian, SDM, dan tunjangan karyawan.
Mengapa Employee Self Service penting untuk perusahaan?
Memperlancar efisiensi bisnis adalah tujuan jangka panjang bagi setiap pemilik perusahaan. ESS atau dikenal ini merupakan solusi sederhana yang menghemat uang perusahaan serta waktu.
Dalam survei yang dilakukan oleh HR.com, 87 persen responden (semuanya profesional SDM) setuju bahwa cara paling efisien untuk memberikan informasi SDM dan penggajian kepada karyawan adalah dengan bantuan portal ESS. Sebanyak 81 persen responden juga menyatakan bahwa ESS meningkatkan keterlibatan karyawan.
Di sisi lain, aplikasi employee self service memberi perusahaan kemampuan data driven untuk pengambilan keputusan yang akurat dan tepat waktu. Dashboard employee self-service bisa menjadi bahan evaluasi SDM karena memungkinkan analisis berdasarkan sumber data yang ada. Hal ini memungkinkan karyawan untuk lebih fokus pada pemodelan dan keputusan bisnis dari pengumpulan data.
Apa Saja Layanan Aplikasi Employee Self Service?
Dalam membantu efisiensi dan efektivitas sebuah perusahaan, aplikasi ini biasanya menawarkan layanan seperti:
1. Akses informasi direktori karyawan dan perusahaan
Disebut juga sebagai aplikasi database karyawan, tentunya ESS memiliki layanan direktori karyawan. Karyawan dapat dengan mudah menemukan rekan kerja lain menggunakan detail seperti foto karyawan, nomor telepon, alamat email, lokasi, dan lainnya.
2. Layanan perizinan dan cuti yang lebih mudah dalam satu aplikasi
Aplikasi employee self-service memungkinkan karyawan untuk mengajukan cuti dengan mudah. Karyawan dan Manajer dapat mengakses aplikasi dari gadget mereka di mana saja dan kapan saja, tak perlu lagi mengisi form pengajuan cuti di kertas.
3. Sistem informasi pengajian
Portal employee self-service bisa menampilkan slip gaji sepanjang waktu, sehingga memungkinkan karyawan untuk mengakses atau mencetak slip gaji kapan saja.
4. Absensi melalui aplikasi android dan iOS
Employee self-service menawarkan layanan absensi online yang memungkinkan karyawan untuk absen pada jam masuk & jam keluar lewat smartphone. Pada aplikasi ESS yang dilengkapi GPS, lokasi karyawan bisa terlacak.
5. Integrasi dengan fitur chat antar karyawan yang seamless
Beberapa software ESS dilengkapi dengan fitur chat antar karyawan, yang membuat komunikasi dan integrasi pekerjaan lebih mulus. Tak cuma chat, file pekerjaan pun bisa dikirim dengan fitur ini.
6. Company broadcast & announcement
Tak perlu khawatir terlewat pengumuman penting dan informasi lainnya dari perusahaan karena ESS akan memunculkan notifikasi otomatis.
7. Task management untuk penjadwalan karyawan
Karyawan dapat melihat detail jadwal kerja mereka dari smartphone. Ini memungkinkan manajer untuk dengan mudah memberi tahu karyawan tentang perubahan shift.
Maksimalkan Pengelolaan SDM dengan Employee Self-Service
Dari beberapa layanan di atas, aplikasi employee self-service jelas sangat membantu kerja HR dan karyawan. Tapi sebelum memilih aplikasi employee self-service, ada beberapa hal yang perlu diperhatikan HR.
1. Ketahui permasalahan dan kebutuhan perusahaan
Untuk memaksimalkan manfaat layanan employee self-service penting untuk memastikan bahwa aplikasi tersebut menggabungkan sebanyak mungkin fitur yang bermanfaat pada kerja perusahaan sehari-hari. Jangan sampai banyaknya fitur yang tersemat justru tidak memenuhi kebutuhan perusahaan.
2. Pastikan membantu efisiensi perusahaan dan mendukung proses bisnis
Agar mendukung efisiensi, aplikasi employee self-service harus kompatibel dengan perangkat keras dan sistem kantor yang ada. Jadi akan semakin sedikit biaya penyiapan yang perlu dikeluarkan dan akan semakin terbuka tim TI untuk bekerja dengannya.
3. Pastikan aplikasi dapat digunakan oleh semua karyawan
Banyak karyawan mungkin menolak saat dikenalkan alat baru, dengan alasan tidak paham atau susah memakainya.. Lakukan survei internal untuk memahami apa yang diharapkan karyawan dari employee self-service dan berapa banyak waktu yang mereka habiskan untuk terbiasa dengan software itu.
Tiga hal tersebut adalah poin penting yang perlu dipertimbangkan HR. Semoga artikel ini membantu dalam pemilihan aplikasi employee self-service yang tepat sesuai kebutuhan perusahaan Anda!
