Dalam sebuah perusahaan, karyawan merupakan komponen yang sangat penting sehingga bisnis sebuah perusahaan berjalan dengan baik dan lancar. Penting untuk perusahaan memperhatikan segala proses dan alur datang dan perginya karyawan. Ketika ada sebuah posisi yang lowong, perusahaan perlu untuk segera membuka lowongan pekerjaan tersebut sehingga proses bisnis bisa terus berjalan dan tidak terhambat. Posisi kosong sebaiknya tidak dibiarkan terlalu lama.
Setelah melalui proses rekrutmen, akan ditemukan kandidat-kandidat yang potensial yang nantinya akan direkrut menjadi karyawan di perusahaan tersebut. Pada saat karyawan baru direkrut, maka penting untuk menyelenggarakan onboarding karyawan karena disitulah tonggak siklus hidup karyawan dimulai. Proses onboarding karyawan merupakan hal krusial untuk dilakukan. Maka penting juga untuk mematangkan proses onboarding, sehingga kehidupan kerja dan performa karyawan baru tersebut juga dapat berjalan dengan baik dan lancar kedepannya.
Apa itu Onboarding Karyawan?
Onboarding karyawan adalah periode transisional bagi karyawan baru untuk menyesuaikan diri terhadap value perusahaan, budaya, sistem, dan segala prosesnya. Onboarding karyawan merujuk pada proses di mana karyawan baru berintegrasi ke perusahaan. Termasuk di dalamnya aktivitas yang membantu karyawan baru untuk melengkapi proses orientasi awal karyawan baru, mempelajari seluk beluk perusahaan dan strukturnya, visi, misi, dan lain sebagainya.
Untuk beberapa perusahaan, proses onboarding dilangsungkan satu atau dua hari karena mencakup serangkaian aktivitas yang merentangkan proses-proses satu atau banyak bulan. Sehingga proses onboarding karyawan ini menjadi krusial, demi kelancaran siklus hidup karyawan baru tersebut di perusahaan.
Software Onboarding Karyawan
Apa itu software onboarding karyawan? Software onboarding karyawan adalah sebuah tool yang membantu untuk proses karyawan baru masuk ke perusahaan sebelum benar-benar hari pertama kerja. Software aplikasi ini bisa menjadi sarana untuk mendistribusikan dokumen proses manajemen, mengelola berkas, dan memastikan karyawan baru tetap baik. Dengan sistem onboarding seperti Worxspace, Anda bisa mengelola seluruh tugas awal bergabung dengan perusahaan bagi karyawan baru.
Mengirim dokumen untuk ditandatangani, mengumpulkan semua dokumen dan berkas online sebelum ‘hari pertama.’ Kolaborasi dengan tim IT, tim HR, dan manajer untuk memastikan semua tugas dan persyaratan selesai untuk karyawan baru untuk memastikan kelancaran hari pertama.
Dengan mengesampingkan formalitas, sebaiknya perusahaan memberikan karyawan baru onboarding istimewa yang akan sulit dilupakan. Terlebih platform onboarding karyawan ini juga akan sangat bermanfaat jika sewaktu-waktu perusahaan memberlakukan sistem kerja remote untuk tetap menghidupi budaya perusahaan.
Manfaat Penggunaan Software Onboarding Karyawan
Onboarding memiliki efek jangka panjang pada siklus hidup karyawan. Software onboarding meringankan beban tim HR. Dengan software onboarding, ada pendekatan sistematis untuk onboarding yang akan bekerja dengan sendirinya. Pengalaman onboarding yang terencana dengan baik akan meninggalkan impresi yang awet bagi kandidat yang akan membantu meningkatkan retensi karyawan tentunya.
Berikut manfaat penggunaan software onboarding karyawan:
- Membantu menciptakan impresi pertama yang bagus
- Meningkatkan retensi karyawan
- Menyediakan pengalaman yang lebih personal bagi karyawan baru
- Melancarkan proses keseluruhan
- Meningkatkan produktivitas
- Mengembangkan koneksi personal
Cara Kerja Solusi Software Onboarding
Onboarding secara tradisional dibubuhi dengan ketidakefisienan. Tetapi, software onboarding karyawan yang bagus dapat membantu departemen HR dan manajer rekrutmen untuk mengurangi workload mereka dan menangani kebutuhan karyawan baru dengan lebih baik.
Software onboarding karyawan menghilangkan beban-beban tertentu seperti pengisian berkas secara manual dengan kertas dan pena sehingga tim HR pun juga dapat lebih fokus dengan hal-hal yang juga penting seperti kontak tatap muka dan menyediakan karyawan baru dengan apa yang mereka butuhkan untuk kelancaran kerja.
Sistem software onboarding tersentralisasi sehingga semua informasi aman terpusat dan bisa diakses hanya dengan beberapa klik saja. Software onboarding karyawan juga menawarkan pengalaman yang lebih konsisten dan meningkatkan produktivitas dari ‘hari pertama.’
Bagaimana Cara memilih Software Onboarding Karyawan Sesuai Kebutuhan?
Jadi Anda membutuhkan sistem onboarding, tapi tidak yakin mulai dari mana? Jangan khawatir, berikut hal-hal yang perlu dipertimbangkan untuk membuat keputusan terbaik untuk bisnis Anda:
1. Mulailah dengan memikirkan tujuan
Segala halnya akan bekerja dengan baik ketika Anda tahu apa yang ingin Anda capai. Jadi, jabarkan tujuan utama yang ingin diraih dengan penggunaan software onboarding karyawan. Apapun tujuannya, mengetahui apa yang Anda inginkan akan membantu Anda memutuskan software onboarding terbaik untuk Anda.
2. Hitung seberapa banyak budget yang dimiliki
Sistem onboarding yang berbeda-beda juga punya harga yang beragam pula. Mereka juga punya model pembayaran yang berbeda. Diskusikan dengan tim finansial dan putuskan budget-nya.
3. Identifikasi fitur yang dibutuhkan
Menggunakan tujuan sebagai acuan, identifikasi fitur mana yang akan memberi Anda kekuatan untuk mencapainya. Beberapa tool punya beribu-ribu fitur yang belum tentu digunakan tapi tetap harus dibayar. Jadi sesuaikan dengan fitur yang pasti akan digunakan yang secara langsung membantu mencapai tujuan.
4. Pikirkan tentang integrasi
Pertimbangkan bagaimana solusi onboarding karyawan baru bisa terintegrasi ke seluruh ekosistem software. Integrasi berkesinambungan mengurangi stres penggunaan banyak aplikasi dan membantu menciptakan user interface yang konsisten untuk pengalaman onboarding yang lebih baik.
5. Pertimbangkan instalasi
Tergantung pada ukuran perusahaan, jangka waktu untuk diimplementasikan ke software onboarding bisa sangat bervariasi. Untuk perusahaan besar, vendor mungkin menawarkan implementasi konsultan berdedikasi untuk pengelolaannya. Sedangkan untuk bisnis yang lebih kecil, vendor mungkin menawarkan solusi cloud-based yang bisa diimplementasikan dalam beberapa langkah sederhana.
6. Pastikan software mudah untuk digunakan
Ramah pengguna adalah kunci. Hal terakhir yang harus Anda lakukan adalah menambahkan kompleksitas ke proses-proses yang ingin Anda sederhanakan. Jangan pilih software yang akan membuat frustrasi Anda dan karyawan baru Anda dengan meminta vendor untuk memberikan free trial.
Kehadiran Worxspace sebagai solusi aplikasi all-in-one terintegrasi tentu menjadi pilihan tepat untuk proses onboarding karyawan baru di perusahaan Anda. Selain membantu kelancaran proses onboarding, aplikasi yang berfokus pada komunikasi karyawan ini, juga mempunyai banyak fitur yang bisa memudahkan berbagai macam tugas pekerjaan. Klik di sini untuk melihat pricing plan dan mendaftar penggunaan Worxspace.
