Departemen HR mengelola banyak sekali hal, mulai dari payroll, kebijakan, benefit karyawan, hingga pengalaman karyawan. Ada sebuah cara mudah untuk mengelola itu semua di mana cara tersebut bisa menjadi sebuah win-win solution: staff HR mendapatkan tool yang mereka butuhkan untuk membantu mengerjakan pekerjaan mereka dengan baik dan karyawan mendapat dukungan yang mereka butuhkan ketika mereka memerlukannya.
Human Resource (HR) help desk adalah repositori pengetahuan tersentralisasi dalam aktivitas bekerja. HR help desk adalah sebuah sistem elektronik dimana karyawan bisa menemukan handbook karyawan, FAQ, dokumentasi onboarding, dan semua informasi penting lainnya dan dokumentasi yang Anda sediakan supaya karyawan bisa mempunyai akses yang mudah untuk menemukannya. Cara ini merupakan sebuah strategi untuk dengan mudah mengelola dan merespon permintaan HR sekaligus memelihara komunikasi yang jelas dengan tim Anda.
Dengan fungsionalitas portal self-service, HR help desk menawarkan insight esensial ke dalam praktik kerja Anda, sehingga karyawan Anda bisa menemukan jawaban atas pertanyaan-pertanyaan mereka sendiri. Pertanyaan-pertanyaan yang muncul dapat mendorong Anda untuk menciptakan proses dan prosedur yang terstandarisasi untuk menghadapi isu dan masalah yang repetitif.
HR help desk menjadi sebuah sistem yang kini semakin penting dan dibutuhkan oleh banyak organisasi dan perusahaan. Dalam era digitalisasi dan perkembangan teknologi yang semakin pesat, HR helpdesk menjadi solusi yang efektif untuk mempercepat respon dan memudahkan karyawan dalam mengakses informasi dan dukungan terkait sumber daya manusia. Dalam artikel ini, akan dibahas lebih dalam mengenai HR help desk; termasuk definisi, manfaat, jenis layanan, dan bagaimana implementasi HR help desk dapat meningkatkan efisiensi dan kepuasan karyawan.
Apa itu HR Help Desk?
HR help desk merujuk pada sumber informasi terpusat dimana karyawan bisa berkonsultasi mengenai pertanyaan-pertanyaan seputar human resource. Sekitar 20 tahun yang lalu, HR help desk secara harfiah adalah meja-meja sebagai tempat departemen HR bekerja.
Namun saat ini, istilah tersebut digunakan untuk merujuk ke produk software layanan HR yang menawarkan bantuan virtual untuk karyawan dan membantu staff HR untuk bisa berfokus pada tanggung jawab lainnya.
Produk software HR help desk membantu perusahaan untuk mengatur intranet atau portal website yang dapat diakses, melacak permintaan karyawan, dan menawarkan opsi self-service untuk mengakses formulir dan informasi utama perusahaan.
Jaman sekarang, pekerjaan HR cukup padat tapi karyawan menuntut jawaban atau respon cepat, software HR help desk dapat menjembatani celah tersebut. Sederhananya, HR help desk adalah sebuah teknologi yang digunakan tim HR untuk mengelola dan mengatasi masalah dan permintaan karyawan secara efisien.
Dengan begitu, HR help desk menjadi sumber esensial bagi tim HR. HR help desk melancarkan dan memperbaiki komunikasi dan kejelasan dalam berbagai aktivitas kerja, sekaligus memastikan setiap orang punya pemahaman yang sama terkait dengan benefit, cuti, payroll, atau kebijakan dan prosedur lainnya. HR helpdesk dapat mempersingkat proses kerja Anda sekaligus mengurangi waktu yang Anda luangkan hanya untuk tugas administratif.
Manfaat Adanya HR Help Desk
Hanya dengan sebuah software, Anda bisa memahami berbagai macam informasi dan mengatasi berbagai permasalahan seputar human resource. Setelah memutuskan software HR help desk yang tepat, berikut adalah manfaat utama yang bisa Anda dapatkan untuk mengetahui dampaknya pada tenaga kerja Anda.
- Meningkatkan engagement karyawan
- Proses onboarding yang lebih efisien
- Menghemat waktu bagi tim HR untuk mengurusi tugas administratif sehingga bisa digunakan untuk mengerjakan tugas lainnya
- Menghadang masalah sebelum masalah tersebut bertambah buruk
Jenis Layanan HR Help Desk
HR helpdesk mampu menjadi sumber informasi tentang berbagai macam hal mulai dari kebijakan dan pelatihan hingga formulir dan pengajuan pertanyaan atau permintaan. Software tersebut membantu dalam mengelola pertanyaan sehingga baik karyawan maupun staff HR mempunyai visibilitas proses yang jelas. Karyawan bisa diarahkan dengan cepat ke informasi yang mereka cari, atau melacak antrian pertanyaan mereka. HR dapat menggunakan data yang disediakan pada pertanyaan untuk melihat dengan mudah informasi apa yang harus ditambahkan atau di mana komunikasi perlu diperbaiki dan ditingkatkan.
Semua jenis layanan HR help desk bertujuan untuk membantu karyawan memecahkan masalah dan meningkatkan kinerja mereka di tempat kerja. Berikut jenis-jenis layanan HR help desk:
- Konsultasi: Karyawan dapat menghubungi HR help desk untuk meminta saran dan solusi terkait masalah mereka di tempat kerja.
- Pengelolaan data: HR help desk dapat membantu dalam pengelolaan data karyawan seperti pengelolaan presensi, penggajian, dan manajemen kinerja.
- Pelatihan: HR help desk dapat memberikan pelatihan kepada karyawan terkait dengan berbagai aspek manajemen sumber daya manusia seperti pelatihan kerja, pengembangan karir, dan keterampilan interpersonal.
- Pengembangan kebijakan: HR help desk dapat membantu dalam pengembangan kebijakan perusahaan dan mengimplementasikannya kepada karyawan.
- Pengelolaan konflik: HR help desk dapat membantu dalam menangani konflik yang terjadi antara karyawan atau antara karyawan dengan manajemen.
Implementasi HR Help Desk dengan Worxspace dan Chatbot
Untuk meningkatkan efisiensi dan kepuasan karyawan, bisa dilakukan dengan mengimplementasikan HR help desk. Di era teknologi ini sudah banyak dikembangkan HR helpdesk berbasis software.
Helpdesk modern ini membantu manajer HR untuk memantau progres karyawan, merekrut karyawan baru, dan memastikan bahwa semua pihak merasa senang dengan lingkungan kerja.
Selain itu, HR help desk mampu meningkatkan produktivitas dan pengalaman kerja para karyawan juga, seperti dalam hal membantu mereka memecahkan masalah secara cepat, ticketing system yang otomatis untuk semua karyawan, onboarding karyawan secara otomatis, pelatihan karyawan untuk meningkatkan produktivitas, mempersingkat proses rekrutmen, mengkomunikasikan kebijakan HR, dan mengotomasi survei karyawan.
Salah satu software aplikasi untuk implementasi HR help desk adalah Worxspace. Worxspace dilengkapi dengan fitur chatbot untuk memudahkan HR dengan automasi chat layanan personalia. Kuota cuti, SOP, payroll, pertanyaan karyawan, dan urusan personalia lainnya bisa diatur sesuai dengan kebutuhan perusahaan dan karyawan.
Selain itu, Worxspace juga mempunyai fitur untuk memberikan layanan seputar pengajuan cuti dan approval cuti, employee onboarding, employee inbox, internal polling, dan personalia broadcast.
Aplikasi Worxspace sangat mendukung peran HR helpdesk dengan salah satu benefit yang didapat yaitu semakin mudah untuk mengakses informasi, komunikasi, dan kolaborasi dalam satu portal sehingga efektivitas kinerja karyawan pun semakin meningkat.
Aplikasi ini dirancang khusus untuk kolaborasi internal dan menawarkan kemudahan akses informasi perusahaan dalam satu genggaman. Informasi yang bisa diakses yaitu seputar profil perusahaan, direktori karyawan, board of director, dan manajemen dokumen.
Selain itu, masih banyak manfaat yang akan Anda dapatkan dengan mengimplementasikan Worxspace sebagai HR help desk perusahaan Anda. Penggunaan aplikasi ini juga semakin fleksibel dengan dukungan lintas perangkat karena Worxspace bisa diakses lintas gawai dan sistem operasi; tersedia dalam aplikasi mobile (Android dan iOS) dan website untuk mengoptimalkan kemudahan akses seluruh karyawan. Pelajari selengkapnya aplikasi Worxspace di https://worxspace.id/
