Manajemen personalia secara umum, adalah jenis manajemen yang berkaitan dengan perencanaan, pemilihan, dan penempatan karyawan. Tugas personalia sendiri mencakup banyak hal, mulai dari menangani perekrutan dan penggajian karyawan, pelatihan dan pengembangan dan lainnya.
Meski sekilas mirip dengan HRD, tugas personalia lebih meliputi kegiatan administrasi untuk mendukung fungsi HRD.
Untuk mengerti tentang tugas personalia lebih spesifik berikut fungsi dan peran pentingnya pada perusahaan, simak ulasan berikut sampai akhir ya.
Apa Itu Manajemen Personalia dan Tugasnya
Manajemen personalia memainkan peran penting dalam mempertahankan kualitas tenaga kerja yang diperlukan bagi organisasi untuk mencapai tujuannya.
Manajemen personalia adalah fungsi bisnis yang terutama berkaitan dengan tugas-tugas administratif dan pencatatan yang berkaitan dengan siklus hidup karyawan penuh staf di sebuah perusahaan.
Sehingga dalam kesehariannya, manajemen personalia tidak jauh dari kerja administrasi dan pencatatan.
9 Gambaran Umum Tugas Personalia di Perusahaan
- Melakukan seleksi calon karyawan sesuai dengan kualifikasi dan jumlah yang dibutuhkan perusahaan.
- Menentukan dan menempatkan karyawan yang dibutuhkan perusahaan.
- Memastikan tenaga kerja yang direkrut telah berada pada posisi yang tepat sesuai spesifikasinya masing-masing.
- Membuat rencana kerja untuk karyawan, termasuk analisis posisi dalam pekerjaan serta pekerjaan yang akan menjadi tanggung jawab karyawan sesuai skillnya.
- Menyusun rencana anggaran terkait karyawan dalam perusahaan kedepannya.
- Menyimpan dan mengelola database karyawan perusahaan.
- Pelatihan dan pengembangan sumber daya manusia seperti bimbingan dan pendidikan untuk membangun keterampilan karyawan serta promosi jabatan.
- Mengurus hal-hal yang berkaitan dengan keselamatan kerja, pensiun dan pemutusan hubungan kerja.
- Memastikan kesejahteraan karyawan di perusahaan hingga mengawasi pemecatan karyawan yang tidak menyelesaikan pekerjaan.
Selain yang disebutkan di atas, manajemen personalia juga bertanggung jawab dalam tugas seperti menulis kontrak dan surat, membayar gaji, memastikan kepatuhan karyawan serta perusahaan terhadap undang-undang dan peraturan ketenagakerjaan di sejumlah bidang seperti kesehatan dan keselamatan, disiplin karyawan, pengaduan, dan lainnya.
Fungsi Manajemen Personalia
Manajemen personalia menjalankan beberapa fungsi dalam suatu organisasi atau perusahaan untuk mencapai tujuannya. Secara umum, ada dua fungsi hr personalia, yaitu fungsi manajemen dan fungsi operasional.
A. Fungsi Manajemen
Menurut George R. Terry dalam bukunya principles of Management, manajemen adalah tindakan perencanaan, pengorganisasian, pelaksanaan, dan pengendalian dengan memanfaatkan semua sumber daya yang tersedia untuk mencapai tujuan.
Fungsi manajemen bagian manajemen sumber daya manusia perusahaan terdiri dari empat komponen. Komponen ini merupakan tolak ukur keberhasilan suatu perusahaan dalam mencapai tujuan yang telah ditetapkan. Empat bagian dari fungsi manajemen tersebut adalah:
Perencanaan
Perencanaan adalah fungsi mendasar dari manajemen personalia yang akan membantu perusahaan mencapai tujuannya. Dalam fungsi ini, personalia akan melakukan perencanaan program sesuai dengan visi perusahaan.
Aspek ini melibatkan penelusuran lowongan staf apa yang mungkin dibutuhkan oleh bisnis perusahaan di masa depan dan selanjutnya merencanakan kegiatan rekrutmen untuk mendukung tujuan itu.
Pengorganisasian
Setelah merencanakan dan menentukan fungsi masing-masing karyawan, manajer personalia akan membentuk organisasi. Organisasi berisi berbagai hubungan antar posisi dan berfungsi sebagai cara untuk mencapai tujuan perusahaan, terutama melalui pengorganisasian orang-orang ke deskripsi pekerjaan yang benar.
Manajemen personalia bertanggung jawab untuk memastikan bahwa struktur organisasi karyawan memenuhi kebutuhan perusahaan, baik untuk saat ini maupun di masa depan.
Pengarahan
Selanjutnya, manajer personalia melakukan pengarahan tentang pekerjaan tersebut. Setelah melakukan perencanaan dan pengorganisasian, maka akan mengarahkan karyawan untuk mengikuti deskripsi kerjanya masing-masing. Pengarahan karyawan ini penting agar mereka bekerja secara efektif akan membantu perusahaan dalam mencapai tujuannya.
Mengontrol
Dalam menjalankan fungsi ini, manajemen personalia mengawasi kinerja karyawan, pengamatan, dan perbandingan antara perencanaan dan pengorganisasian. Dari sini, manajer personalia akan mengetahui apakah kegiatan di perusahaan telah berjalan sesuai rencana.
Memastikan proses penilaian kinerja yang kuat sangat penting untuk manajemen personalia. Di sisi lain, penting juga mendukung inisiatif karyawan terhadap pekerjaan, ini membuat karyawan menjadi positif serta memiliki semangat kerja yang tinggi.
B. Fungsi Operasional
Fungsi manajemen personalia selanjutnya adalah fungsi operasional. Fungsi ini mencakup berbagai aspek pengelolaan sumber daya manusia di perusahaan, mulai dari pengadaan, pengembangan, kompensasi, hingga kesejahteraan karyawan.
Berikut adalah penjelasan dari masing-masing fungsi operasional tersebut.
- Mengatur pengadaan karyawan sesuai dengan kebutuhan perusahaan untuk mencapai tujuannya. Tentunya hal ini juga termasuk keahlian yang dibutuhkan oleh perusahaan.
- Perusahaan melatih karyawannya untuk meningkatkan keterampilan mereka.
- Memberikan kompensasi dan penghargaan yang adil dan layak kepada karyawan. Kompensasi diberikan oleh kinerja karyawan dalam usahanya membantu perusahaan mencapai tujuannya.
- Mengintegrasikan keinginan organisasi dan individu dalam perusahaan. Manajer personalia harus memastikan proses integrasi berjalan dengan baik. Dengan demikian, mereka dapat menjalin kerjasama antara semua pihak untuk mencapai tujuan bersama.
- Menjaga dan memastikan kondisi fisik dan psikis karyawan baik-baik saja melalui berbagai pelayanan kesehatan.
Peran Manajemen Personalia
Bergabung dalam departemen manajemen personalia, khususnya saat menjadi manager personalia, bertanggung jawab atas keseluruhan manajemen departemen di perusahaan.
Sehingga akan berperan dalam fungsi manajerial dasar seperti perencanaan, pengorganisasian, pengarahan, dan pengendalian.
Selain itu, beberapa fungsi operasional seperti rekrutmen, pelatihan, dan lainnya juga menjadi bagian penting dari perannya.
Seorang manajer personalia memainkan peran signifikan dalam manajemen personalia yang efektif dan membuat hubungan manusia dalam organisasi menjadi lebih baik.
Berikut beberapa hal untuk lebih memahami peran dari manajemen personalia.
- Manajemen personalia merupakan perpanjangan dari manajemen umum. Ini berkaitan dengan mempromosikan dan menjaga karyawan yang kompeten untuk memberikan kontribusi penuh mereka terhadap perusahaan.
- Manajemen personalia ada untuk memberi masukan maupun nasihat untuk membantu manajer lini jika berhadapan dengan masalah personalia.
- Manajemen personalia berperan dalam menekankan tindakan daripada membuat jadwal, rencana, dan metode kerja yang panjang. Diharapkan dapat menjadi penengah sehingga masalah dan keluhan orang di tempat kerja dapat diselesaikan secara lebih efektif melalui kebijakan personalia yang rasional.
- Manajemen personalia bekerja dengan berbasis pada orientasi manusia. Personalia mencoba membantu para pekerja untuk mengembangkan potensi mereka sepenuhnya dengan penuh perhatian.
- Manajemen personalia berperan dalam memotivasi karyawan melalui rencana insentif yang efektif sehingga karyawan memberikan kerjasama penuh karena mereka mendapat kepuasan bekerja.
- Manajemen personalia berhubungan dengan masalah sumber daya manusia dalam perusahaan atau organisasi. Dalam konteks ini, manajemen personalia akan mengelola baik dari segi individu maupun statusnya sebagai pekerja.
Demikian ulasan mengenai tugas personalia lengkap dengan fungsi serta perannya dalam sebuah perusahaan atau organisasi. Personalia memiliki peran penting karena mencakup pengadaan hingga pemeliharaan karyawan. Tugas personalia sehari-hari erat dengan kegiatan administratif terkait karyawan untuk mendukung perusahaan menjalankan bisnisnya.
