Ada beberapa alasan mengapa sebaiknya perusahaan memisahkan aplikasi chat kerja dengan chat pribadi seperti WhatsApp. Memang komunikasi di tempat kerja bisa dilakukan lewat WhatsApp. Tapi, ia memiliki keterbatasan sebagai aplikasi kolaborasi untuk kerja tim. Pun, sebagai alat task management dan people management di perusahaan.
Bahkan ada banyak alasan mengapa menggunakan WhatsApp untuk komunikasi di tempat kerja adalah ide yang sangat buruk.
Apa saja alasan tersebut? Berikut kami telah merinci mengapa alat perpesanan pribadi seperti WhatsApp tidak dibuat untuk urusan kantor dan mengapa aplikasi kolaborasi lebih cocok digunakan.
1. Semua pesan tercampur di WhatsApp
WhatsApp menjadi platform yang bisa menyimpan semua percakapan pribadi dengan individu dan kelompok orang di satu tempat. Namun dalam konteks pekerjaan, WhatsApp tidak menyediakan fitur untuk mengelola topik tertentu. Sehingga pengguna harus mandiri mencarinya dalam fitur search, yang tentunya sudah bercampur dengan banyak pesan lain.
Ini akan menyulitkan pekerja karena harus mencari di mana informasi spesifik dibagikan. Informasi penting bisa terlewat karena hal ini.
Sebaliknya jika menggunakan aplikasi kolaborasi, komunikasi dan koordinasi pekerjaan internal perusahaan bisa dikelola dengan baik. Anda bisa membuat grup sesuai topik atau proyek tertentu, memasukkan semua karyawan yang terlibat dalam grup, dan melakukan task management yang terintegrasi dengan fitur kalender dan notifikasi.
2. Keterbatasan berbagi file berukuran besar
Berbagi file di WhatsApp memiliki keterbatasan, karena Anda tidak dapat berbagi file besar dan WhatsApp hanya mendukung beberapa format. Di sisi lain jika Anda menggunakan Google Drive, artinya Anda harus melompat-lompat di antara beberapa aplikasi untuk berbagi satu file.
Namun dengan aplikasi kolaborasi tim, Anda dapat mencari file, membagikannya dengan rekan satu tim, dan mengelola izin file dari dalam satu aplikasi tersebut. Yang harus Anda lakukan adalah menghubungkan layanan penyimpanan cloud Anda ke aplikasi perpesanan bisnis Anda, dan Anda dapat berbagi file sebanyak yang Anda inginkan, kapan pun Anda mau.
Aplikasi kolaborasi tim juga hadir dengan aplikasi desktop dan seluler canggih yang membuat mengerjakannya di mana saja lebih mudah. Cocok bagi perusahaan yang menerapkan sistem Work From Home (WFH) atau full remote.
3. Terbatasnya panggilan video di aplikasi perpesanan
Konferensi video adalah kebutuhan vital bagi banyak perusahaan saat ini, apalagi dengan tim yang tersebar di berbagai tempat. Meskipun WhatsApp kini memungkinkan panggilan video dengan banyak orang, namun tiap orang yang terlibat perlu memiliki akun Facebook atau Messenger.
Tentu, Anda dapat mengobrol dengan rekan satu tim Anda melalui aplikasi panggilan video mandiri seperti Zoom atau Skype, tetapi Anda harus mengundang mereka satu per satu.
Di sisi lain dengan aplikasi kolaborasi, tim memungkinkan Anda menelepon banyak orang dan bahkan memungkinkan Anda berbagi layar dengan semua orang yang sedang menelepon. Tidak perlu alat, akun atau undangan terpisah. Anda juga dapat membagikan catatan panggilan setelah selesai pada setiap anggota tim.
4. Sulit memisahkan kehidupan pribadi dan kehidupan kerja
Penggunaan WhatsApp untuk komunikasi kerja memberi batasan kabur antara kehidupan pribadi yang kerja. Pada banyak orang, hal ini bisa menyebabkan kebingungan dan bahkan mengganggu kehidupan mereka di luar pekerjaan.
Misalnya saat libur, Anda hanya ingin membuka WhatsApp untuk berkomunikasi dengan teman dan keluarga, bukan malah teringat soal pekerjaan saat tidak sengaja melihat chat di grup tim kantor.
Dengan semua deretan grup pribadi hingga pekerjaan yang tercampur jadi satu, Anda juga perlu hati-hati dalam mengirim pesan untuk menghindari memposting pesan ke grup yang salah.
Jika memakai aplikasi kolaborasi tim, keresahan itu bisa ditinggalkan. Sebab dengan alat perpesanan yang terpisah, Anda bisa menikmati hari libur tanpa harus melihat urusan kantor.
Dengan mempertimbangkan semua risiko di atas, tidak diragukan lagi bahwa cara terbaik untuk menjaga kehidupan pribadi Anda tetap aman dan tim kerja lebih termotivasi adalah dengan menyediakan aplikasi kolaborasi khusus yang dirancang untuk komunikasi di tempat kerja.
Aplikasi kolaborasi seperti Worxspace tak hanya menggantikan alat perpesanan, tapi juga memungkinkan Anda mendapatkan banyak alat produktivitas yang terintegrasi.
Dalam Worxspace terdapat berbagai fitur yang memudahkan urusan kerja. Seperti percakapan koordinasi urusan pekerjaan dalam satu platform chat tersendiri, task management yang memastikan semua schedule on track hingga smart personalia yang mempermudah people management. Worxspace tersedia dalam platform Android, iOS dan web app yang bisa diakses dari browser komputer.
