Divisi HR pastinya akan memerlukan berbagai macam data karyawan, mulai dari alamat, background pendidikan dan lainnya. Karena akses database secara manual tidak begitu efektif, maka aplikasi portal karyawan kini banyak dilirik oleh perusahaan.
Dengan aplikasi portal karyawan, menyimpan dan mengelola informasi karyawan bisa lebih ringkas. Dalam artikel ini, akan dibahas apa yang ditawarkan aplikasi portal karyawan, serta banyak keuntungannya untuk perusahaan.
Apa Itu Aplikasi Portal Karyawan?
Aplikasi portal karyawan, atau yang dikenal juga sebagai software manajemen basis data karyawan adalah sistem yang memungkinkan karyawan untuk memasukkan, memperbarui, dan mengakses data mereka secara mandiri.
Informasi pribadi, riwayat kinerja, pengeluaran, timesheets, KTP, dan data lainnya dapat disimpan dalam sistem manajemen basis data.
Software ini mempermudah pengelolaan volume data karyawan yang besar sehingga mengurangi kemungkinan kesalahan manusia, di sisi lain juga menghemat banyak waktu.
Pentingnya Aplikasi Portal Karyawan untuk Mengelola Informasi Karyawan
Departemen HR memiliki banyak pekerjaan untuk dilakukan. Jika masih mempertahankan pencatatan database secara manual, akan sulit untuk memiliki data akurat. Ditambah lagi kerepotan mencari dokumen lain yang perlu diubah setiap kali memerlukan pembaruan.
Karenanya, menggunakan aplikasi portal karyawan bisa membantu. Setelah data diurutkan, Anda dapat segera menambahkan dan mengubah data karyawan, memastikan bahwa data selalu terbaru dan tidak perlu khawatir tentang validitasnya. Tentunya, data karyawan disinkronkan dengan tepat di berbagai komponen utama dalam lingkungan yang aman.
Pada dasarnya, penggunaan aplikasi ini sangat berguna dalam menyederhanakan operasi SDM terkait mengelola data dan informasi karyawan. Di sisi lain, aplikasi portal karyawan membantu departemen HR untuk menangani banyak tugas sekaligus, seperti:
- Memperlancar integrasi karyawan baru
- Karyawan akan memiliki transisi administrasi yang mulus
- Mendapatkan informasi terbaru tentang karyawan
- Memungkinkan tanggapan cepat terhadap masalah administratif
Fitur Umum Aplikasi Portal Karyawan
Berikut adalah beberapa fitur umum yang ditawarkan aplikasi portal karyawan,
1. Penyimpanan Data SDM
Anda dapat mengunggah semua dokumen terkait SDM seperti surat penawaran, surat keringanan, identitas diri, paspor, lisensi, dan lainnya dalam database berbasis cloud yang mudah diakses dan aman.
2. Direktori Data Perusahaan dalam Satu Platform
Software ini memungkinkan melacak pekerjaan karyawan dan riwayat kinerja dalam database terpusat. Mulai dari masa probation hingga pensiun, setiap tanggung jawab pekerjaan dan penilaian yang telah dilakukan karyawan dapat dilacak dengan cara yang sistematis dan mudah.
3. Platform Komunikasi Perusahaan yang Efektif
Sistem manajemen data karyawan memungkinkan Anda untuk berkomunikasi dengan tim dan manajer Anda secara real-time.
4. Employee Self Service (ESS)
ESS adalah salah satu fitur utama aplikasi portal karyawan. Sederhananya, ESS adalah sistem di mana karyawan diberikan akses untuk menambah dan mengedit informasi mereka. Karyawan dapat mengajukan permintaan terkait cuti dan lainnya. Kemudian manajer dapat menyetujui/menolak permintaan cuti dan permintaan penggantian melalui portal tersebut.
Aplikasi Portal Karyawan Meningkatkan Bisnis Perusahaan
Berkat sistem manajemen database karyawan berbasis cloud ini, mengelola data karyawan menjadi lebih mudah dari sebelumnya. Berikut adalah beberapa manfaat menggunakan aplikasi portal karyawan untuk perusahaan Anda:
Baca Juga: Bagaimana Worxspace Membuat Diskusi & Komunikasi Kerja Tim Menjadi Lebih Baik
1. Sentralisasi Data di Satu Tempat & Terpusat
Salah satu manfaat terbesar dari sistem aplikasi ini adalah kemampuan untuk mengakses semua data penting karyawan dari lokasi terpusat, kapan saja, baik saat berada di luar kantor atau tidak pada jam kerja.
2. Meningkatkan Produktivitas Secara Menyeluruh
Menyimpan data karyawan dalam spreadsheet atau di atas kertas akan menurunkan efisiensi perusahaan. Dengan aplikasi portal karyawan, semua data penting dapat diakses hanya dengan sekali klik. Ini membantu merampingkan tugas rutin yang terkait dengan data dan mengalokasikan lebih banyak energi dan waktu untuk fokus pada inisiatif lain.
3. Kerjasama antar Karyawan Lebih Mudah
Adanya direktori dalam aplikasi portal karyawan, membuat karyawan dengan cepat menemukan informasi kontak rekan mereka kapan saja. Ini sangat diperlukan untuk perusahaan karena tidak semua karyawan akan saling mengenal secara pribadi. Sehingga setiap orang dapat berkolaborasi secara efektif, bahkan saat bekerja dari jarak jauh.
Itulah gambaran pentingnya penggunaan aplikasi portal karyawan untuk pengelolaan data dan informasi karyawan. Ketika digunakan dengan benar dan secara maksimal, software ini dapat memberi perusahaan sistem manajemen karyawan yang otomatis dan efisien yang bisa berdampak pada lingkungan kerja yang lebih sehat.
