Pasti Anda sudah tidak asing, kan, dengan divisi HR dan personalia. Perlu diingat, ya, HR dan personalia merupakan dua divisi serupa tapi tak sama. Banyak juga, lho, yang masih sering menganggap HR dan personalia itu divisi yang sama. Atau…mungkin sudah tahu kalau berbeda, tapi belum tahu apa, sih, bedanya?
Yuk, kita tengok lagi perbedaan HR dan personalia. Keduanya memang saling terkait namun berbeda secara prinsip. Yang paling mendasar yaitu perbedaan pada ruang lingkup pekerjaan. Bagian personalia bertugas untuk urusan administrasi yang mendukung fungsi HR. Pada beberapa perusahaan, ada juga yang menggabungkan dua divisi ini. Jadi, dua divisi tersebut menjadi satu divisi yaitu HR & Personalia. Hal itu mungkin saja terjadi untuk perusahaan yang masih belum terlalu besar.
Saat ini, teknologi semakin berkembang dan banyak diciptakan software aplikasi-aplikasi kerja yang dapat memudahkan pekerjaan, seperti aplikasi HR dan personalia. Keberadaan teknologi sangatlah membantu memudahkan tugas-tugas divisi HR dan personalia. Kira-kira…apa, ya, aplikasi yang direkomendasikan untuk membantu kelancaran tugas-tugas HR dan personalia? Temukan dalam artikel ini. Simak sampai habis, ya.
Tugas Utama HR & Personalia
HR & personalia mempunyai hubungan yang berkaitan erat dan saling mendukung satu sama lain. Fungsi dari HR sebuah perusahaan yaitu untuk mengelola segala hal yang berkaitan dengan karyawan sebuah perusahaan; seperti dalam hal proses perekrutan, kesejahteraan karyawan, evaluasi karyawan, dan proses resign karyawan maupun pemutusan hubungan kerja karyawan. Sehingga bisa dikatakan bahwa HR bertanggung jawab akan seluruh lapisan anggota perusahaan mulai dari staf, manajer, dan karyawan pada level yang berbeda.
Sedangkan personalia lebih berfokus pada pelatihan dan pengembangan karyawan serta bertanggung jawab untuk urusan administrasi, disiplin karyawan, dan database karyawan. Personalia juga mendukung proses perekrutan dalam hal perencanaan dan penyeleksian. Sifat divisi personalia lebih ke hal-hal yang berhubungan dengan administrasi, penggajian, disiplin UU ketenagakerjaan, dan hal-hal terkait lainnya. Contohnya yaitu ketika perusahaan mengadakan perekrutan karyawan baru.
Tugas personalia adalah memastikan dokumen karyawan baru adalah benar, akurat, rapi, dan tertata; sedangkan HR memastikan karyawan baru telah diberikan pengarahan mengenai tugas dan tanggung jawabnya, serta bertanggung jawab atas perkembangan karir dan kinerja karyawan.
Sehingga jika sebuah perusahaan mempunyai divisi HR dan personalia yang digabungkan atau jadi satu, maka tanggung jawab dan jabaran tugas dari masing-masing fungsi HR dan personalia dipangku dan dijalankan bersama. Terlebih tugas dan tanggung jawab HR dan personalia saling berkaitan dan keberadaannya saling mendukung satu sama lain.
Tantangan HR & Personalia
Dalam mengemban tugas, tentu HR dan personalia akan menemukan tantangan-tantangan tersendiri. Terlebih, tugas mereka adalah terkait dengan pengelolaan karyawan. Khususnya untuk perusahaan yang mempunyai bisnis skala besar dengan ribuan karyawan, tentu akan ada banyak sekali tantangan yang harus dihadapi oleh HR dan personalia.
Berikut beberapa tantangan yang seringkali ditemui oleh HR dan personalia:
1. Mengidentifikasi dan Merekrut Kandidat
Bisa dibilang merekrut dan mengidentifikasi kandidat yang tepat untuk perusahaan adalah tantangan terbesar. HR dan personalia harus mahir dalam menemukan dan mengamankan kandidat terbaik. Mereka harus banyak akal dan tahu bagaimana menempatkan karyawan dan mengatur strategi untuk marketing perusahaan terhadap calon karyawan baru sehingga kandidat terbaik dan potensial ingin bergabung dengan tim perusahaan.
2. Melakukan Terminasi atau Layoff Karyawan
Melepaskan karyawan merupakan hal yang cukup emosional dan menjadi tantangan tersendiri bagi HR dan personalia. Dan juga, urusan legal dianggap membuat stres dan cukup memusingkan bagi HR dan personalia karena satu langkah saja salah bisa memakan banyak waktu pengurusan dan bahkan bisa menyebabkan penuntutan terhadap perusahaan. Dalam hal ini, exit interview berperan membantu mengidentifikasi alasan bisnis kehilangan karyawan dan hasilnya bisa membantu untuk meningkatkan retensi kedepannya.
3. Mengelola Program-program Karyawan
Berbagai macam program karyawan seperti jaminan kesehatan, cuti berbayar, dan program-program lainnya bisa jadi ekstensif dan kompleks. Untuk pengaturan busana bekerja dan perayaan ulang tahun karyawan mungkin tampak tidak terlalu rumit, namun bisa berpotensi memunculkan masalah jika tidak diimplementasikan dengan tepat.
4. Memastikan Pemerataan Kompensasi
Urusan kompensasi cukup kompetitif dan cukup menjadi beban dan tekanan bagi HR dan personalia. Beban untuk memastikan bahwa karyawan tidak resign dengan gaji yang lebih baik, posisi yang impresif, atau penawaran menarik lainnya berada di pundak HR dan personalia; paling tidak sebagian. Perusahaan biasanya berinvestasi pada peningkatan retensi karyawan dengan mempromosikan top performer dan mengimplementasikan kenaikan gaji, bonus, dan keuntungan lainnya; dan kurang lebih HR dan personalia ikut mengurusi hal tersebut.
Permudah Tugas HR & Personalia dengan Worxspace
Penting untuk mempunyai strategi yang kiranya dapat membantu mempermudah pekerjaan HR dan personalia sehingga beban kerja pun tidak terasa sangat berat. Berikut beberapa hal yang dapat membuat tugas HR dan personalia menjadi lebih mudah dan efisien:
- Percaya akan kekuatan media sosial
- Mengajari karyawan: memberi mereka kewenangan akan pekerjaannya
- Memanfaatkan teknologi terbaik untuk mengelola komunikasi yang efektif
- Memberikan feedback kepada karyawan secara reguler
- Outsourcing jika dibutuhkan
- Mengadopsi sebuah sistem otomatis untuk meningkatkan efisiensi
Hal-hal di atas dapat diwujudkan dengan Worxspace, aplikasi chat karyawan yang sekaligus juga bisa menjadi smart personalia yang akan membantu banyak dari pekerjaan HR dan personalia. Pemanfaatan teknologi memang sangat penting dan dibutuhkan saat ini. Dengan sistem yang terkomputerisasi dan terdigitalisasi, banyak aktivitas yang dapat dikerjakan dengan lebih efektif dan efisien. Berikut beberapa manfaat dari penggunaan teknologi untuk HR dan personalia:
- Merekrut karyawan baru jadi lebih mudah: ketika proses rekrutmen bisa dilaksanakan secara online, maka tempat dan waktu jadi lebih fleksibel sehingga akan mempercepat proses rekrutmen.
- Meningkatkan pengembangan karyawan: aplikasi bisa digunakan untuk membantu HR dan personalia ketika perlu memberikan appraisal kepada karyawan.
- Mudah untuk memonitor performa karyawan: software HR dan personalia bisa digunakan untuk membuat laporan yang mengindikasikan seberapa jauh bisnis berjalan dan bekerja terhadap pemenuhan target.
- Mengurangi terjadi kesalahan: ketika data dimasukkan secara manual, akan lebih ada risiko untuk membuat kesalahan diluar seberapa akurat orang yang memasukkan datanya.
Hanya dengan satu aplikasi saja, Worxspace menjadi aplikasi multi-fungsi yang mempunyai banyak fitur untuk membantu mempermudah pekerjaan HR dan personalia. Worxspace hadir sebagai tool untuk komunikasi dan kolaborasi kerja antar karyawan.
Beberapa fitur yang erat kaitannya dengan aktivitas dari HR dan personalia yaitu broadcast message, directori perusahaan, cuti, payroll, video meeting untuk one-on-one kapan dan di mana saja, manajemen penyerahan berkas soft file, reminder, dan juga dashboard untuk memonitor karyawan. Yuk, bersinergi bersama Worxspace dan konsultasikan kebutuhan divisi HR dan personalia perusahaan Anda dengan Worxspace.
